Cómo Teva Pharmaceutical está administrando el riesgo de terceros

La gestión de los riesgos de corrupción que surgen de terceros es uno de los retos más difíciles a los que se enfrentan las organizaciones globales. La aplicación de la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero de Estados Unidos (FCPA, por sus siglas en inglés) ha aumentado significativamente en los últimos años, y las empresas pagaron una cifra récord de US$2,9 mil millones para resolver casos en 2019, según el blog de la FCPA. La Cámara de Compensación de la FCPA muestra que terceros intermediarios han participado en el 89% de las acciones de aplicación. En todo el mundo se han intensificado las actividades de lucha contra la corrupción, con una mayor cooperación entre las diferentes jurisdicciones.

Teva Pharmaceutical Industries, con sede en Israel, es líder mundial en medicina genérica y especializada. En 2016, llegó a un acuerdo con las autoridades de Estados Unidos sobre las violaciones de la FCPA. Teva acordó mejorar su programa de cumplimiento y mejorar la due diligence para terceras partes, al mismo tiempo que informaría a un monitor de cumplimiento independiente durante tres años. Y por si eso no fuera un reto suficientemente grande, el gigante farmacéutico se sometió a un programa de reestructuración corporativa diseñado para recortar 3.000 millones de dólares en costos.

Queisser estaba buscando un "cambio drástico, para hacer un movimiento disruptivo en este espacio". Por lo tanto, Teva contrató los servicios de Análisis Forense y de Integridad de EY para desarrollar un sistema de due diligence diseñado para ser proactivo en lugar de reactivo, usando tecnología y analítica avanzadas. Los profesionales de EY construyeron una base de datos utilizando tanto datos de propiedad como registros públicos, tales como archivos regulatorios, sentencias judiciales, listas de sanciones e informes de noticias. Reunir los datos correctos fue crítico para obtener los conocimientos necesarios para investigar a terceros. También sentó las bases para aplicar la analítica avanzada y la inteligencia artificial (IA) para evaluar los riesgos de manera aún más eficaz.

Los profesionales de Teva y EY desarrollaron reglas de negocios que ayudaron a habilitar los algoritmos para calcular un puntaje de riesgo para cada relación de negocios potencial. La herramienta de pre-selección permite que los vendedores con una clasificación de bajo riesgo sean involucrados inmediatamente (sujeto a un contrato ejecutado), mientras que las partes de mayor riesgo se enfrentan a más indagaciones, como un cuestionario, una investigación o la deliberación de un comité de due-diligence. En una prueba piloto de 30 días, el sistema evaluó el riesgo para el doble de terceros de lo que Teva había evaluado anteriormente durante un período de ocho meses.

Al mismo tiempo, cuando Teva comenzó a integrar la herramienta de pre-selección en sus procesos comerciales, la empresa utilizaba docenas de procesos de compra-pago (P2P), a menudo aplicados de forma diferente en 60 países. Teva necesitaba asegurarse de que sus políticas de adquisición se siguieran de forma coherente en lo que respecta a la participación de terceros. Los equipos de EY colaboraron con Teva para diseñar un flujo de trabajo innovador y transparente que guiara a los usuarios de la empresa a través del proceso de control, dirigiera la información relevante a las personas adecuadas y creara un registro de auditoría. El sistema automatiza el proceso basado en reglas de negocio aplicadas a puntos clave de decisión, con sistemas P2P dispares que alimentan de datos a la herramienta de pre-selección.

La gestión del cambio fue un gran desafío. Los propietarios de negocios de Teva son responsables del cumplimiento, pero tuvieron que estar convencidos de que valía la pena hacer los cambios necesarios para implementar de manera efectiva un nuevo sistema. No se trataba solo de ganar la aceptación de unos pocos líderes: casi el 40 % de los 43,000 empleados de Teva estaban programados para recibir capacitación para fines de 2019.

El uso de la nueva herramienta de preselección para los esfuerzos de conciliación de Teva contribuyó en gran medida a ganarse la confianza de las partes interesadas del negocio. Los profesionales de cumplimiento, junto con los equipos de finanzas y adquisiciones, tuvieron que identificar a todos los clientes y proveedores en todo el mundo para determinar si cumplían con la definición de representante de terceros y realizar la debida diligencia adecuada si aún no se había hecho. La primera fase, que se hizo de forma manual, tardó más de un año en abarcar diez países. Pero la segunda fase, en la que se utilizó la herramienta de preselección para asignar automáticamente los niveles de riesgo, tardó menos de cinco meses en conciliar a proveedores y clientes en 26 países.

"Eso nos ayudó realmente a ganarnos la confianza de la dirección y la de los patrocinadores empresariales que utilizarían la herramienta a diario", dice Tali Guy, Vice President of Compliance and Third-Party Due Diligence.

La implementación de un nuevo flujo de trabajo junto con el análisis de datos ha acelerado todos los aspectos del proceso de diligencia debida, desde la recopilación, limpieza y análisis de datos hasta la clasificación y evaluación de riesgos.  La herramienta de preselección contiene aproximadamente 25 millones de registros en más de 45 categorías de servicios. El sistema también puede acceder a otras bases de datos propietarias, proporcionando una preselección para más de 300 millones de entidades. Una herramienta de gestión de casos gestiona las tareas desde un panel central, mejorado con visualizaciones interactivas y registros de auditoría para brindar a los líderes la información que necesitan para tomar decisiones informadas y oportunas.