¿Cómo puede un flujo constante de información detectar fugas de fondos?
Hoy, Microsoft es mucho más que un líder tecnológico global. También es un nombre familiar que es sinónimo de innovación y una pieza fundamental de la infraestructura empresarial y social del mundo, que abarca desde la computación en la nube hasta las consolas de juegos y mucho más.
Pero al igual que cualquier otra empresa, Microsoft debe estar alerta y ser riguroso en la forma en que administra sus riesgos de cumplimiento. Esto significa validar que todos en su empresa se comporten de acuerdo con sus políticas internas y regulaciones externas en áreas que van desde la privacidad de los datos hasta la lucha contra la corrupción.
En una empresa tan grande, dinámica y diversa como Microsoft, es un desafío grande y complejo. Un desafío que EY está ayudando a Microsoft a abordar, utilizando la plataforma de monitoreo continuo impulsada por analítica forense de EY, EY Virtual, construida sobre la serie de Microsoft Azure.
Una asociación con un ámbito en evolución
Es una relación con el cliente que se remonta a muchos años. EY ha estado apoyando a Microsoft en varias áreas de su negocio durante décadas, incluyendo asociarse durante los últimos siete años con el Grupo de Operaciones Financieras de la compañía para apoyar su gestión de riesgos de cumplimiento.
Este trabajo – fundado en los controles y servicios gestionados de cumplimiento líderes en la industria de EY, que están construidos en plataformas de Microsoft y desde entonces se han desarrollado más – y EY ahora está ayudando a varias otras áreas del negocio de Microsoft con servicios similares, aumentando los beneficios para el cliente.
No es de extrañar, por tanto, que cuando Microsoft decidió en 2019 embarcarse en un ambicioso proyecto para mejorar los controles y el cumplimiento en todo su gasto corporativo a nivel global - una iniciativa que denominó programa de modernización de la monitorización del riesgo de gasto (SRMM, por sus siglas en inglés) - EY fuera su primera opción para ayudar a navegar en este viaje. "Hemos tenido una relación de confianza y de valor con EY, en el sentido de que han estado llevando a cabo la supervisión para nosotros en nuestro "programa de evaluación de controles subsidiarios". Ese programa ha crecido y ha tenido mucho éxito a lo largo de los años, por lo que fue una decisión fácil para nosotros ampliar esa relación y utilizar la experiencia de EY en la supervisión que ya habían estado haciendo para nosotros", dice Holly Younggren, Group Global Process Manager, Microsoft.
Cómo EY puede ayudar
Analítica de datos forenses
Analítica de datos forenses (FDA) es un elemento crítico de casi todas las formas en que apoyamos a las organizaciones, ya sea una investigación, la digitalización del cumplimiento, la diligencia forense o un asunto de litigio complejo.
Leer másHemos tenido una relación de confianza y de valor con EY, en el sentido de que han estado llevando a cabo la supervisión para nosotros en nuestro "programa de evaluación de controles subsidiarios".
La analítica avanzada impulsa la colaboración futura
Centrarse en los riesgos de gasto
¿Qué problemas buscaba abordar Microsoft? Tras haber revisado de cerca cómo estaba gestionando sus riesgos de gasto en toda la empresa, la compañía determinó que su enfoque existente para las transacciones de prueba podría mejorarse de tres maneras clave.
- En primer lugar, las pruebas de gestión de gastos existentes de Microsoft se aislaron en diferentes organizaciones para diferentes controles. Sin embargo, quería poder revisar cada transacción una sola vez en lugar de varias veces, obteniendo una visión más amplia de principio a fin.
- En segundo lugar, las pruebas actuales se basaron en un muestreo aleatorio, y algunas se llevaron a cabo solo una vez al año. Microsoft sabía que un mejor enfoque sería el monitoreo continuo, utilizando los recursos de manera eficiente para obtener una vista más en tiempo real de las transacciones.
- En tercer lugar, la empresa quería pasar a la gestión de gastos en toda la empresa, tomando los mejores aspectos de sus programas existentes y combinándolos para crear una fuente de la verdad para impulsar la coherencia global en las políticas y los informes.
Microsoft podría ver que este nuevo enfoque proporcionaría beneficios comerciales importantes. El monitoreo continuo aportaría información estratégica constante tanto en cualquier problema que surja con sus transacciones como en progreso para abordarlas. También sería más fácil rastrear patrones en anomalías y tomar medidas decisivas en respuesta. "El cumplimiento correcto es una experiencia moderna que funciona continuamente y permite a los empleados y a las empresas centrarse en sus competencias principales. Microsoft y EY comparten esta creencia y tienen una valiosa asociación en la entrega de cumplimiento a través de la última tecnología". dijo Luke Fewel, General Manager, Finance Operations, Microsoft.
El cumplimiento correcto es una experiencia moderna que funciona continuamente y permite que los empleados y las empresas se concentren en sus competencias principales.
Crear una solución con EY Virtual en el núcleo...
Con la tarea de ayudar a lograr estos objetivos, el profundo conocimiento de EY de los procesos de cumplimiento de Microsoft le permitió ponerse en marcha.
En el núcleo de la solución estaba la plataforma EY Virtual, una plataforma de monitoreo continuo basada en microservicios que EY ha desarrollado en Microsoft Azure Data Factory y que ya se ha implementado en más de 140 clientes en todo el mundo. Los clientes actuales de EY impulsan aproximadamente 5 millones de dólares en ingresos anuales por consumo para Microsoft con un crecimiento proyectado año tras año de más del 10 %. Impulsado por analítica avanzada, inteligencia artificial y aprendizaje automatizado, EY Virtual tiene una capacidad insuperable para incorporar grandes volúmenes de datos y luego detectar y marcar anomalías dentro de ellos, lo que ayuda a identificar y abordar los riesgos relacionados con el cumplimiento, ciberseguridad, fraude, legal y más. “Tenemos muchas transacciones mensuales – y EY Virtual toma todas esas transacciones, las prueba con todos los desencadenantes y señales de riesgo, y nos proporciona muy rápidamente una población de selección de datos de 600 transacciones anómalas. Es la capacidad de EY Virtual para llegar a la selección precisa de datos en un corto período de tiempo que realmente permite que ocurra el programa SRMM". dice Holly Younggren, Group Global Process Manager, Microsoft
Tenemos muchas transacciones mensuales – y EY Virtual toma todas esas transacciones, las prueba contra todos los desencadenantes y señales de riesgo, y nos proporciona muy rápidamente una población de selección de datos de 600 transacciones anómalas.
A través de su trabajo con EY Virtual a través de puntuaciones de clientes, EY ha desarrollado una tienda de aplicaciones de más de 100 aplicaciones habilitadas por la analítica para ayudar con varios aspectos del cumplimiento. Una de estas aplicaciones – llamada Spend Analytics – se centra en la gestión de riesgos en torno a los gastos, lo que la hace ideal para satisfacer las necesidades de Microsoft.
Aplicando un profundo conocimiento técnico y de la industria, el equipo de EY configuró y personalizó rápidamente la aplicación Spend Analytics para supervisar todos los gastos de Microsoft a nivel gobal.
... que lleva la gestión de riesgos a una nueva era
¿El impacto para Microsoft? Con EY Virtual y Spend Analytics, la empresa ha podido dar un salto espectacular desde el muestreo aleatorio al muestreo basado en el riesgo en consonancia con su estrategia comercial. Ahora puede revisar y calificar su gasto en todos los territorios y unidades de negocio con respecto a todos los controles relevantes en tiempo real, identificar anomalías y transacciones de alto riesgo, y enviarlas para una revisión y generación de informes detallados de cumplimiento. EY se encarga de todo el proceso de forma integrada y automatizada como un servicio gestionado de extremo a extremo y sin complicaciones.
Es un nuevo tipo de gestión de riesgos para el mundo actual: modernizado, reimaginado y escalable. Una solución que se puede ampliar y adaptar para que la utilicen muchas más áreas de negocio de Microsoft, así como otras organizaciones en todas las industrias.“EY Virtual nos ha permitido pasar del muestreo aleatorio al muestreo estratégico basado en el riesgo. Nos está ayudando a centrarnos realmente y a pasar nuestro valioso tiempo humano revisando las áreas más arriesgadas donde realmente queremos asegurarnos de que nuestros controles funcionen correctamente". dice Holly Younggren, Group Global Process Manager, Microsoft.
EY Virtual nos ha permitido pasar del muestreo aleatorio al muestreo estratégico basado en el riesgo. Nos está ayudando a centrarnos realmente y a pasar nuestro valioso tiempo humano revisando las áreas más arriesgadas donde realmente queremos asegurarnos de que nuestros controles funcionen correctamente.
Pantallas automatizadas de monitoreo continuo para detectar incumplimientos
... Diferenciación clave en cada etapa
Una mirada más cercana a la solución impulsada por EY Virtual revela varios atributos innovadores. En el front-end, al conectarse a las fuentes de datos clave de Microsoft, EY ha eliminado todas las entradas manuales y automatizado todo el proceso de incorporación de datos basado en los propios estándares de IT de Microsoft, incluyendo abordar todos los problemas relacionados con la privacidad y la seguridad de los datos.
Combinar la tecnología avanzada de la serie de Microsoft con el conocimiento humano
Otro factor diferenciador es que la selección de EY Virtual aplica no solo analítica estadística basados en reglas, sino también algoritmos avanzados de aprendizaje automatizado e inteligencia artificial desarrollados durante 15 años de experiencia y habilitados por Azure. El aprendizaje automatizado permite que el monitoreo mejore constantemente y se mantenga a la vanguardia.
Las pruebas habilitadas para IA de Azure de EY Virtual revisan el 100% de las facturas en toda la empresa e identifican anomalías de alto riesgo para la revisión humana. Estos se pasan directamente a una solución de flujo de trabajo de EY, EY Controls, que está construida sobre Microsoft Dynamics 365 y utiliza Power Automate, y otra tecnología de Power Platform para habilitar a los equipos de procesamiento de EY en todo el mundo. Los resultados se informan a Microsoft mediante la herramienta de visualización de datos Power BI de Microsoft.
Una solución inteligente que se está volviendo aún más inteligente
Por último, los resultados se devuelven a EY Virtual, que los utiliza para perfeccionar y mejorar el examen de conformidad.
¿Un ejemplo? Imagine que el gasto promedio con el “proveedor A” es de 50.000 dólares por mes, con picos específicos al final de cada trimestre. Todos estos gastos se registran en el Marketing GL Code. Si una nueva transacción por 200.000 dólares se registra en el Marketing GL Code, el algoritmo extraerá esta transacción y la colocará en el depósito de alto riesgo. Si la transacción demuestra no ser una queja, el sistema recordará esas características la próxima vez que se produzcan.
Los beneficios para Microsoft aumentarán...
Esto, en pocas palabras, es lo que EY Virtual hace por Microsoft – globalmente, de forma continua y en tiempo real. ¿Y los resultados? Hoy en día, Microsoft puede evaluar el riesgo de su gasto global en una fracción del tiempo que antes se podía lograr, lo que le permite ampliar drásticamente su cobertura de gestión de riesgos. Todo ello mientras consolida sus programas de cumplimiento en silos existentes en un único proceso integrado, eliminando más de 10.000 horas de trabajo al año en toda su empresa.
Y los beneficios hasta la fecha son solo el comienzo. La aplicación Spend Analytics, que impulsa el programa SRMM, es sólo una de las numerosas aplicaciones relacionadas con diversos riesgos de cumplimiento y flujos de trabajo de la biblioteca de EY Virtual, que muestra la potencia de la serie de Microsoft.
... y las capacidades de EY Virtual siguen avanzando
Los beneficios que EY Virtual ofrece a Microsoft seguirán expandiéndose. Y la solución también está progresando de otras maneras. Durante muchos años, EY y Microsoft se han asociado para crear nuevas soluciones y plataformas digitales – una alianza que se expandió recientemente para impulsar una oportunidad de crecimiento de 15 billones de dólares, como fue resaltado por los CEO de las dos empresas.
Como parte de esta alianza, los equipos de EY Microsoft Services Group ahora colaboran para desarrollar y mejorar aún más EY Virtual. ¿La meta? Aumentar la capacidad de EY Virtual para satisfacer tanto las necesidades de Microsoft como las de los dos clientes conjuntos de las empresas en todo el mundo. Las posibilidades son inmensas – y enormemente emocionantes.
Liderar el camino
Desde que EY Virtual y Spend Analytics entraron en funcionamiento en Microsoft a finales de 2020, el impacto en la gestión del riesgo de gasto de Microsoft ha sido dramático. En pocas palabras, Microsoft puede ahora concentrarse con gran precisión en sus transacciones más arriesgadas a nivel global, de forma más rápida y con menos esfuerzo que su antiguo enfoque.
Es una capacidad que a muchas otras empresas de todo el mundo les encantaría tener, ya que la mayoría aún está gestionando el riesgo de gasto revisando una pequeña muestra de transacciones.
El mensaje es claro. En un mundo de riesgos en rápido movimiento, es hora de que todas las empresas apliquen tecnología de punta para modernizar y expandir su gestión de riesgos. Juntos, EY y Microsoft lideran el camino. "Lo que estamos haciendo con EY es realmente una historia de éxito. Los objetivos del programa son concienciar sobre las políticas de gestión de gastos y ver dónde podemos reforzar nuestros controles. Definitivamente, hemos cumplido esos objetivos y estamos muy satisfechos con la relación desde el punto de vista de herramientas, colaboración y asociación. Microsoft siempre tiene expectativas muy altas – y EY las cumple absolutamente, y en algunos casos incluso las supera”, dice Holly Younggren, Group Global Process Manager, Microsoft.
Lo que estamos haciendo con EY es realmente una historia de éxito. Los objetivos del programa son concienciar sobre las políticas de gestión de gastos y ver dónde podemos reforzar nuestros controles. Definitivamente hemos cumplido esos objetivos.
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