Al igual que en otras funciones comerciales críticas, cuando el personal de la nómina se desplaza, debe tener lugar una metafórica carrera de relevos. Quién se pone en sus zapatos es crítico, y más importante, cómo.
Cuando las puertas están cerradas, ¿los sistemas y los datos también están bajo llave?
Un segundo factor importante es el acceso a los sistemas y otros recursos de producción críticos. Hoy en día, varias ciudades, y en algunos casos países enteros, están bajo cierre obligatorio según lo aconsejado por las autoridades gubernamentales. A muchos profesionales de oficina se les pide que trabajen virtualmente (es decir, desde su casa). En la mayoría de los casos, esto tiene éxito y conduce a nuevas formas de trabajo.
Pero el éxito también depende de la resiliencia de la infraestructura virtual y digital existente en el lugar de trabajo. Por ejemplo, el uso de archivos y formularios físicos, la firma y distribución, la impresión masiva y el uso de cheques bancarios para los pagos de los empleados pueden no ser posibles en el escenario de trabajo desde casa. En el caso de las oficinas cerradas con llave, también se hace imposible el uso de programas informáticos de recursos humanos (RRHH) y de nómina de sueldos únicamente en el lugar de trabajo.
Los procesos bancarios y gubernamentales también podrían verse afectados como resultado de las restricciones físicas. En la era de la transformación digital, podría ser sorprendente saber cuántas instituciones fiscales y de seguridad social en todo el mundo todavía dependen de la presentación manual de documentos o de la presentación de documentos.
Navegando por la complejidad legislativa
Como una opción alternativa, las nóminas temporales podrían tener que ser emitidas en base a los datos reales del mes pasado. Esto depende del acceso a los datos y archivos anteriores. Aunque esto aseguraría que se pague a las personas, no refleja completa o correctamente la realidad del período de pago. Será necesario corregirlo después, tanto en los sistemas internos como con las autoridades fiscales y de seguridad social. Algunos regímenes administrativos de todo el mundo imponen graves repercusiones en los casos de pagos excesivos o insuficientes.
En situaciones dinámicas, como una crisis sanitaria mundial, los regímenes reglamentarios pueden cambiar a corto plazo. Los gobiernos utilizan las facultades de emergencia cuando es necesario – por ejemplo, varios gobiernos siguen definiendo y poniendo a disposición de las empresas paquetes de ayuda para apoyar sus negocios. En algunos casos, se están flexibilizando los plazos de presentación.
Es fundamental considerar los elementos legislativos laborales, ya que se aplican marcos legislativos específicos en los casos de reducción del tiempo de trabajo, licencias forzosas, liberación de contratistas a corto plazo o incluso despidos de personal.
Siete áreas a considerar cuando se trata de la planeación de la continuidad de las operaciones de la nómina
¿Por dónde podría empezar una empresa a evaluar la exposición inicial al riesgo de la nómina y la preparación para la continuidad del negocio? A continuación se presentan siete áreas clave a considerar:
Organización de la nómina
- ¿Quién se encarga de realizar las actividades de nómina en cada lugar?
- ¿Cuáles son las actividades clave y cómo se realizan?
- ¿Existen planes eficaces de continuidad de las operaciones para todos los lugares, ya sea en la propia empresa o en la de terceros?
Disponibilidad de personal
- ¿Qué porcentaje del personal de nómina o de sus familiares directos podría verse afectado?
- ¿Cuál es el impacto previsto en los casos de disponibilidad limitada de personal al considerar las responsabilidades de cuidado?
- ¿Se han tenido en cuenta las horas extras en los acuerdos de trabajo?
Trabajando desde casa
- ¿Está el personal clave de recursos humanos, nómina y finanzas correctamente equipado para trabajar desde casa (es decir, uso de un ordenador portátil, Internet con un ancho de banda adecuado, acceso remoto a aplicaciones clave, un monitor adicional cuando sea necesario)?
- ¿El escenario de trabajo en el hogar da cuenta de la confidencialidad de los datos?
- ¿El ambiente de trabajo es adecuado?
Infraestructura de IT
- ¿Cuáles son las principales vulnerabilidades o debilidades técnicas?
- ¿Son accesibles (a distancia) los sistemas de recursos humanos y nómina?
- ¿Se pueden recibir a tiempo todos los datos de la nómina?
- ¿Es segura la infraestructura de IT?
Procesos físicos
- ¿Qué procesos físicos existen en la cadena de valor de la nómina (como las presentaciones físicas, las firmas)?
- En caso de acceso físico limitado o inexistente, ¿cómo se mitigarán los impactos?
Acceso a los datos de la nómina
- ¿Están disponibles los archivos de pagos del mes pasado, las nóminas, el registro de pagos y los archivos del libro contable?
- ¿Está garantizado y asegurado el acceso (remoto)?
Liberar los pagos bancarios
- ¿Se garantiza el acceso (remoto) para liberar los pagos bancarios?
- ¿Cuál es el proceso para autorizar procedimientos de pago excepcionales?
La continuidad de las operaciones de la nómina es crítica
Evaluar el status quo de su nómina y pensar en todos los escenarios de continuidad no es una tarea fácil. Considerar y evaluar las siete áreas descritas anteriormente es sólo un punto de partida cuando se trata de planes de continuidad de negocio de nómina fuerte. Cuando su gente es lo que más importa, asegurar la continuidad de la nómina global es primordial.
El enfoque conectado de EY a la nómina de pago aborda sus desafíos más urgentes a través de la cadena de valor de la nómina de pago en la movilidad, el asesoramiento de personas, las finanzas, los impuestos y la ley.
Resumen
Los profesionales de la nómina, a menudo trabajando en silencio en segundo plano, están afrontando tiempos sin precedentes. Un plan de continuidad de negocio de nómina fuerte podría ser la diferencia entre que a los empleados se les pague a tiempo, correctamente o incluso que no suceda.
