EY se refiere a la organización global, y puede referirse a una o más, de las firmas miembro de Ernst & Young Global Limited, cada una de las cuales es una entidad legal independiente. Ernst & Young Global Limited, una compañía británica limitada por garantía, no brinda servicios a los clientes.
Fomentar el entorno adecuado
Las organizaciones deben desarrollar y actualizar periódicamente procesos exhaustivos de reporte de irregularidades que establezcan cómo los individuos pueden informar de acciones que consideran problemáticas. Esto incluye cómo pueden revelar estas actividades y a quién. Una parte igualmente importante del proceso es la formación y la información. No basta con establecer una política y enterrarla en un manual poco visible o de difícil acceso, sino que las empresas deben impartir formación en toda la empresa de forma recurrente, para que todos los empleados conozcan sus derechos en virtud de la política de reporte de irregularidades.
Es responsabilidad de la dirección de la empresa garantizar que los programas de reporte de irregularidades se consideren algo más que un simple escaparate. Es importante integrar una política de reporte de irregularidades en la cultura y los valores de la empresa a largo plazo. Los empleados se sienten seguros cuando existe una cultura integral de integridad dentro de la organización y la gente sabe que la empresa está comprometida con estos valores.
Un concepto crítico relacionado es la capacidad de una empresa de "escuchar hacia abajo", es decir, ser capaz de recibir activamente los aportes y comentarios de los niveles inferiores a la dirección ejecutiva. Esto ayuda a fomentar un entorno en el que los empleados se sientan cómodos "hablando" cuando vean cosas que creen que van en contra de los valores de la empresa. De hecho, las organizaciones deben promover una cultura que considere el reporte de irregularidades como un deber y una responsabilidad en caso de que se produzcan conductas indebidas o poco éticas.
Fomentar la seguridad
Los programas eficaces de reporte de irregularidades deben autoperpetuarse. Los empleados que tengan experiencias positivas con el programa servirán de embajadores para el uso futuro del sistema.
Un enfoque común para la gestión de las quejas es la creación de una línea de atención telefónica donde los empleados pueden presentar una queja. Esto puede ser un buen comienzo, pero es sólo el principio. También hay que tener en cuenta quién revisa la información. Hay que recurrir a una junta neutral, con la experiencia necesaria para entender los requisitos legales y morales, y la seriedad necesaria para hacer recomendaciones que se tomen en serio. Esto podría incluir a socios externos, dependiendo del sector.
La comunicación a lo largo del proceso suele ser un factor de complicación. Para que la investigación de los hechos sea "neutral", muchos procesos son necesariamente opacos. Aunque la privacidad tanto del acusado como del acusador es importante, cualquier proceso de reporte de irregularidades debe tener formas estandarizadas de informar al denunciante original. Un acusador debe estar capacitado para saber, idealmente antes de presentar una denuncia o al hacer su primera llamada, cuándo y cómo se le informará sobre el resultado del caso.
Quienes reportan las irregularidades tienen dos preocupaciones comunes cuando exponen su caso – que su reporte sea ignorado o que se enfrenten a consecuencias y represalias por haber dado la voz de alarma. El Informe de Integridad Global 2020 de EY valida este hecho, ya que el 53% de los encuestados que habían reportado un problema declararon que se sentían presionados para no reportar. Esto no fue universal, ya que los encuestados que informaron de presiones variaron desde el 83% en Japón hasta el 38% en México. El contexto y las costumbres locales, como siempre, son importantes.
Mantener a quien reporta informado durante el proceso puede ayudar a disipar el miedo a ser ignorado, mientras que las organizaciones pueden disipar el miedo a las represalias dando a conocer las protecciones que existen para quienes reportan y destacando los casos en los que la acción sacada a la luz por un denunciante ha conducido a una reforma.