Cómo navegar por la próxima frontera de datos en eDiscovery

Los crecientes canales de comunicación presentan desafíos para recopilar, preservar, revisar y procesar datos.

En resumen

• A medida que aumenta el volumen de datos, también aumentan los desafíos relacionados con la preservación de metadata, la captura de datos del sistema con precisión y la restauración de los datos eliminados.
• El acceso a cuentas personales de redes sociales a menudo es limitado debido a los términos de servicio de cada sitio que protegen la privacidad de un usuario individual.
• Las herramientas de colaboración y comunicación en el lugar de trabajo están reemplazando muchos entornos de oficina y creando nuevas fuentes de eDiscovery.

La variedad de canales de comunicación continúa ampliándose a medida que vemos una adopción más generalizada de las redes sociales, la mensajería encriptada y las plataformas de colaboración. Los crecientes canales presentan desafíos para la recopilación, preservación, revisión y procesamiento de datos.

Los equipos legales deben comprender cada vez más los tipos de información más populares para evaluar adecuadamente los temas que puedan ser relevantes, incluidos los mensajes efímeros y las comunicaciones persistentes sin custodia y luego aplicar prácticas técnicas líderes para administrar adecuadamente los datos en un litigio o investigación complicada.

Los datos podrían determinar la dificultad del descubrimiento

El descubrimiento y la divulgación de información nueva y no estándar almacenada electrónicamente (ESI, por sus siglas en inglés) plantea muchos de los mismos problemas que la administración de archivos comunes de Microsoft Outlook y Office. A medida que aumenta el volumen de datos junto con el número de canales diferentes, cada uno con su propia ubicación de almacenamiento, también aumentan los desafíos relacionados con la preservación de metadatos, la captura precisa de datos del sistema y la restauración efectiva de datos eliminados. Estas son consideraciones críticas porque el tiempo y los costos de localizar, revisar y preparar formatos de datos no estándar para la producción pueden ser mucho mayores que las formas más familiares de ESI, lo que genera posibles argumentos sobre la proporcionalidad en una disputa contenciosa.

Después de todo, los usuarios ahora crean y comparten contenido en una variedad de plataformas. Después de todo, los usuarios ahora crean y comparten contenido en una variedad de plataformas. Las plataformas más populares, basadas en datos de uso entre adultos en Estados Unidos, han sido históricamente YouTube y Facebook seguidas de Instagram, Pinterest, LinkedIn, Snapchat y Twitter.¹ Independientemente de su popularidad o penetración, estas plataformas se encuentran entre las más desafiantes de preservar, recopilar y revisar en eDiscovery.

Los datos de las redes sociales son comunes, pero complejos

Buscar el descubrimiento de cuentas de redes sociales es común en los litigios, pero el acceso a las cuentas personales de redes sociales a menudo es limitado debido a los términos de servicio de cada sitio, la protección de la privacidad de un usuario individual y los desafíos resultantes de preservar y recopilar evidencia potencial para el procesamiento. La facilidad de comunicación con amigos, familiares y colegas produce material voluminoso que incorpora muchos tipos de archivos. Pueden incluir entradas o publicaciones de blog, comentarios, respuestas, notas de estado en línea y fuera de línea, imágenes y emojis, entre otros. La variedad de formatos e hilos de comunicación dificulta la redacción de solicitudes de descubrimiento efectivas porque el contexto, incluidos los hilos de varios temas con encabezados cortos y emojis, es una parte importante de la investigación.

Las herramientas de colaboración están transformando los hábitos de comunicación

Las herramientas de colaboración y comunicación en el lugar de trabajo, como Google Meet, Slack, Microsoft Teams y Zoom, están sustituyendo a muchos entornos de oficina y creando fuentes completamente nuevas de eDiscovery, una tendencia que se ha acelerado durante la pandemia. Este crecimiento puede superar las políticas de términos de uso, propiedad, retención y almacenamiento de una organización. Estas herramientas de colaboración de "oficina virtual" complican aún más estos problemas al reflejar las características de las redes sociales para que los usuarios los conozcan, mientras que los problemas rutinarios de eDiscovery asociados con volúmenes exponenciales de datos, mensajes contextuales y archivos adjuntos persisten en estos entornos.

La mensajería está haciendo que eDiscovery sea más complicado

La mayoría de las personas usan más de una aplicación de mensajería en sus dispositivos móviles cuando se comunican por trabajo o con familiares y amigos. Las herramientas populares incluyen Facebook Messenger, Snapchat y WhatsApp, entre otras. Como resultado, las pruebas potenciales podrían residir en varias ubicaciones que requieran eDiscovery multicanal para alinear partes relevantes, notas, emojis y otras conexiones. Algunas aplicaciones admiten mensajes efímeros que no persisten en la RAM u otros medios de almacenamiento.

Para complicar aún más la administración de este material, los usuarios, no las organizaciones, suelen utilizar estas herramientas, lo que puede afectar directamente a las políticas y protocolos de retención de documentos, y a otras prácticas relacionadas con la exhibición de documentos electrónicos. Sin embargo, es posible que la organización sea propietaria del propio equipo a pesar de la proliferación de políticas de "traiga su propio dispositivo" (BYOD). El creciente apoyo a los planes BYOD, en los que el individuo es propietario del hardware y concede a un empleador acceso a los datos, también confunde la recopilación de registros relevantes dada la necesidad de bifurcar la información personal e institucional.

Los desafíos de los datos novedosos y no estándar

El carácter combinado generado por el usuario, a menudo inaccesible e impermanente de los registros de redes sociales, los datos de colaboración y los datos de las aplicaciones de mensajería hacen que preservar, recopilar y revisar estos tipos de archivos no estándar sea materialmente más complejo. Por lo tanto, al solicitar este material, los equipos de descubrimiento deben reconocer que:

• Las aplicaciones de contenido generado por el usuario pueden contener tipos de archivo y metadata únicos.
• La preservación de la metadata es una consideración crucial en la exportación de cualquier dato relacionado con la cuenta.
• El registro de actividad compartido del usuario es un componente esencial de la colección.

Además, varias plataformas, como Snapchat, admiten mensajes efímeros que existen dentro de la infraestructura de la aplicación, así como en los dispositivos del remitente y del receptor durante un tiempo determinado antes de que el contenido se autodestruya. Si bien es posible que una parte no sea capaz de conservar esta comunicación, es posible que necesite guardar los registros del servidor de mensajería en la actividad de envío y recepción de cada usuario.

El descubrimiento relacionado con los registros de estos mensajes, así como con las redes sociales en general, puede implicar los derechos de privacidad de una persona. Los tribunales generalmente no permiten que las partes tengan acceso sin restricciones a la cuenta de redes sociales de un litigante y equilibrarán la necesidad de información del demandante con la carga de los intereses de producción y privacidad del demandado. Por ejemplo, en Canadá, la existencia de una página de Facebook es insuficiente para conceder una "expedición de pesca". 2 En los Estados Unidos., según la Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas de 1986 y la Ley de Comunicaciones Almacenadas, los perfiles de las redes sociales a menudo están protegidos y requieren que se demuestre que los datos protegidos con contraseña, a diferencia de los detalles disponibles públicamente, son relevantes y están razonablemente calculados para conducir al descubrimiento de pruebas clave.

Consideraciones de datos no estándar en eDiscovery

Hay varias consideraciones para administrar tipos de archivo no estándar que pueden afectar directamente al enfoque de un equipo legal para conservar y recopilar la exhibición de documentos electrónicos. La cantidad de datos en cuestión, el número de fuentes de datos, la accesibilidad de los archivos clave, el nivel de cifrado, la sensibilidad de los datos, los recursos de IT disponibles y las limitaciones de tiempo son factores que influyen en una estrategia de litigio.

Dado que el deber de preservar evidencia potencialmente relevante generalmente incluye todas las formas de redes sociales, los profesionales que redacten avisos de retención legal deben referirse específicamente a estas plataformas, citando cuentas tanto personales como corporativas, si corresponde, y los metadatos acompañantes en el documento. Dadas las variables asociadas al descubrimiento moderno, es esencial seleccionar un proveedor que pueda reconocer y adaptar sus prácticas a formatos de datos novedosos y no estándar, y monitorear la recolección y producción de documentos de dicho material. Ese proveedor también debe ser capaz de identificar, analizar y proponer rápidamente recomendaciones para abordar excepciones y problemas técnicos en la recolección, procesamiento y revisión de datos.

Debe apoyar ese esfuerzo evitando solicitudes de descubrimiento innecesariamente amplias de contenido generado por el usuario. El alcance de ese contenido en una plataforma determinada puede ser vasto y bien puede estar sujeto a protecciones de privacidad. En su lugar, identificar e involucrar a los custodios críticos, luego dirigir los esfuerzos en fuentes que potencialmente puedan almacenar ESI relevantes y utilizar cuestionarios y procesos bien documentados para descubrir nuevas formas de datos.

Los sofisticados equipos de descubrimiento aprovecharán las herramientas de recopilación enfocadas en una variedad de posibles fuentes de datos identificadas por los custodios clave. Mediante el uso de la analítica y la tecnología de evaluación temprana de casos, los profesionales pueden producir informes de seguimiento que destaquen el contenido más valioso, independientemente de la plataforma en la que se haya creado.