Změny v novele zákoníku práce v souvislosti s prací na dálku

Změny v novele zákoníku práce v souvislosti s prací na dálku

8. února 2023
Předmět Tax Alert
Kategorie Zaměstnanci Daně z příjmů Právo

Zobrazit zdroje

Dlouho očekávaná novela zákoníku práce (a některých dalších zákonů) byla předložena Ministerstvem práce a sociálních věcí („MPSV“) v září 2022 (o novele jsme Vás informovali v tomto alertu). Na základě celé řady připomínek předložilo MPSV dne 30. ledna 2023 upravený návrh zákona, který výrazně změkčil původní novelu, a to i v oblasti práce na dálku.

Na základě upraveného návrhu zákona zaměstnavatel nebude povinen vyhovět žádosti o práci na dálku, a to ani zaměstnancům pečujícím o jiné osoby. V případě zaměstnanců pečujících o jiné osoby však bude zaměstnavatel povinen písemně odůvodnit odmítnutí jejich žádosti o práci na dálku. Oproti původnímu návrhu novela nestanoví důvody vedoucí k odmítnutí žádosti. V případě ostatních zaměstnanců nebude zaměstnavatel povinen na žádost o práci na dálku jakkoli reagovat, tj. její odmítnutí nebude muset písemně ani jinak odůvodnit.

Novela má nadále umožnit zaměstnavatelům v některých mimořádných případech práci na dálku zaměstnanci jednostranně písemně nařídit, a to na místě, které pro takové účely určí na výzvu zaměstnavatele zaměstnanec. 

V případě, že obě strany se zaměstnancovou prací na dálku souhlasí, bude mezi nimi muset být uzavřena dohoda o práci na dálku. Oproti původnímu návrhu však novela neobsahuje výčet povinných náležitostí, které bude muset dohoda obsahovat. V případě jednostranně nařízené práce na dálku není nutné se zaměstnancem uzavřít dohodu o práci na dálku.

V navržené novele je nadále výslovně upravena povinnost zaměstnavatele hradit zaměstnanci náklady spojené s výkonem práce na dálku, konkrétně náhradu prokazatelně vzniklých nákladů. Zaměstnavatel má však nově možnost hradit základní náklady vynaložené zaměstnancem paušální částkou ve výši 2,80 Kč za každou započatou hodinu práce, a to v případě, že si tuto možnost se zaměstnancem sjedná nebo ji upraví vnitřním předpisem. Tato paušální částka je určena na pokrytí nákladů na plyn, elektřinu, pevná paliva, dodávku tepla (dálkové vytápění) a centralizované poskytování teplé vody, dodávku vody z vodovodů a vodáren a odvádění odpadních vod, odvoz odpadních vod a čištění jímek a odvoz komunálního odpadu. Oproti předchozímu návrhu je tedy hrazení výše uvedených základních nákladů paušální částkou dobrovolné. Pokud se zaměstnavatel nerozhodne touto cestou postupovat, bude hradit zaměstnanci pouze náklady, které zaměstnanec skutečně vynaložil a jejich reálnou výši zaměstnavateli prokázal.

V případě, že by zaměstnanec prokázal, že mu vznikly ještě jiné druhy nákladů, které nejsou zahrnuty v paušální částce, bude zaměstnavatel povinen je také nahradit, ale pouze v prokázané výši. U nákladů hrazených paušálních částkou však není možné hradit další vyšší náklady v prokázané výši.

Pokud se průměrné hodnoty položek zahrnutých do paušální částky změní, bude částka v budoucnu upravena.

Pro zaměstnavatele v soukromé sféře je částka 2,80 Kč minimální hranicí, na základě svého uvážení tak mohou zaměstnancům poskytovat i vyšší náhrady.

Navazující legislativní úprava v zákoně o daních z příjmů pak stanoví, že paušální náhrada ve stanovené výši nebude u zaměstnance podléhat dani z příjmu fyzických osob, a tedy ani odvodům na sociální a zdravotní pojištění. Současně bude takto vynaložený náklad považován pro zaměstnavatele za daňově uznatelný. Náhrady hrazené paušální částkou vyšší než stanovenou zákonem budou považovány za zdanitelný příjem zaměstnance. Náhrady dalších druhů výdajů nehrazených paušální částkou, které zaměstnanec vynaložil a prokázal, bude zaměstnavatel pro účely zdanění posuzovat samostatně, tedy v případě prokázaní nebudou podléhat na straně zaměstnance zdanění.

Návrh zákona nadále prochází legislativním procesem, může tedy doznat ještě značných změn. Zaměstnavatelé by však měli vývoj této novely pečlivě sledovat – změnám v zákoníku práce se tentokrát téměř jistě nevyhneme, otázkou je pouze jejich přesný rozsah a datum účinnosti.

Další vývoj legislativního procesu v této věci pro Vás sledujeme a budeme Vás o něm informovat. V případě zájmu o další informace se prosím obraťte na autorky článku nebo na členy týmu EY, se kterými spolupracujete.

Autorky:

Kateřina Suchanová

Michaela Felcmanová

  • Tax Alert - English version

    Changes in the amendment to the Labour Code in relation to remote work

    The long-awaited amendment to the Labour Code (and some other laws) was submitted by the Ministry of Labour and Social Affairs ("MoLSA") in September 2022 (we informed you about the amendment in this Alert). Following a number of comments, the MoLSA submitted a modified amendment on 30 January 2023, which significantly softened the original amendment, including the area of remote work.

    Under the modified amendment, employers will not be required to comply with requests for remote work, even in case of employees who take care for other persons. However, in case of employees who take care for other persons, the employer will have to justify the refusal of the request for remote work in writing. In contrast to the original proposal, the amendment does not specify reasons of the refusal. In case of other employees, the employer will not be obliged to respond in any way to their request for remote work, i.e., the employer will not have to justify the refusal in writing or otherwise.

    The amendment is intended to continue to allow employers to unilaterally order in writing remote work to employees in certain exceptional cases, at a location determined by the employee at the employer's request. 

    If both parties agree to the employee's remote work, a remote work agreement will have to be concluded between them. However, unlike the original proposal, the amendment does not list the mandatory elements that the agreement will have to contain. In case of unilaterally ordered remote work, it will not be necessary to conclude a remote work agreement with the employee.

    The proposed amendment continues to expressly provide for the employer's obligation to reimburse the employee for the costs associated with the performance of remote work, namely the reimbursement of demonstrably incurred costs. However, the employer now has the option to reimburse the basic costs incurred by the employee in a flat-rate amount of CZK 2.80 for each hour of remote work, if the employer agrees on this option with the employee or regulates it in its internal regulation. This flat-rate amount is intended to cover the costs of gas, electricity, solid fuels, heat supply (district heating) and centralised hot water provision, water supply from water supply and waterworks and sewage disposal, sewage removal and cleaning of septic tanks and municipal waste disposal. Compared to the previous proposal, payment of the above basic costs in a lump sum is therefore voluntary. If the employer chooses not to proceed in this way, the employer will only reimburse the employee for costs actually incurred by the employee and the actual amount of those costs demonstrated to the employer.

    Should the employee prove that he has incurred other types of costs not included in the lump sum, the employer will also be obliged to reimburse them, but only to the extent proven. However, for costs covered by the lump sum, it is not possible to reimburse the additional higher costs even at the amount proven.

    If the average values of the items included in the lump sum change, the overall amount will be adjusted in the future.

    For employers in the private sector, the amount of CZK 2.80 is a minimum threshold, so they can provide higher compensation to employees at their discretion.

    Corresponding legislative amendment of the Income Tax Act suggests that the lump-sum compensation in the specified amount will not be subject to personal income tax and, therefore, also no social and health insurance contributions will be due. At the same time, the cost of expense thus incurred will be considered tax deductible for the employer. Compensation paid in a lump sum exceeding the statutory amount are to be considered as taxable income of the employee. Reimbursements of other types of expenses not covered by the lump sum, which are incurred and proven by the employee, are to be considered on individual basis for tax purposes by the employer, i.e., if proven, they will not be taxable on the part of the employee.

    The proposed amendment is still in the legislative process and may therefore undergo significant changes. However, employers should monitor the development of this amendment closely - changes to the Labour Code will almost certainly not be avoided this time, the only question is their exact scope and effective date.

    We are monitoring further developments in the legislative process on this matter and will keep you informed. If you are interested in further information, please contact the authors of this article or the EY team members with whom you work.

    Authors:

    Kateřina Suchanová
    Michaela Felcmanová