Valné hromady na dálku

Valné hromady na dálku

16. června 2021
Předmět Tax Alert
Kategorie Právo COVID-19

Zobrazit zdroje

Konání valné hromady, která rozhoduje o schválení účetní závěrky nebo rozhodnutí o rozdělení zisku, je každoroční povinností v životě obchodní společnosti. V současné době však může být fyzická účast společníků v jeden okamžik na jednom místě problematická. Zákon o obchodních korporacích nabízí řešení v podobě hlasování s využitím technických prostředků a rozhodování mimo valnou hromadu (tzv. per rollam), přičemž tyto prostředky jsou díky aktuální koronavirové legislativě přístupnější než kdy předtím.

Zákon o obchodních korporacích upravuje dvě alternativy „klasické“ valné hromady, při nichž není vyžadována fyzická přítomnost zúčastněných osob. Obě varianty lze přitom použít jak pro společnost s ručením omezeným, tak pro akciovou společnost.

Rozhodování per rollam

První z možností je rozhodování mimo valnou hromadu (tzv. rozhodování per rollam), jehož podstatou je zaslání návrhu rozhodnutí všem společníkům či akcionářům společnosti. Ti se pak mohou k návrhu v předem stanovené lhůtě vyjádřit a písemně návrh schválit. Pokud se ve lhůtě nevyjádří, platí, že s návrhem nesouhlasí. Návrh rozhodnutí zasílá společníkům či akcionářům osoba, která je oprávněna svolat valnou hromadu.

Vlastní jednání na valné hromadě se tedy při rozhodování per rollam nekoná. Touto cestou tak lze dosáhnout schválení předložených návrhů, nelze ovšem efektivně vznášet protinávrhy a připomínky. Rozhodování per rollam se proto hodí zejména pro schvalování předjednaných návrhů, u nichž lze očekávat všeobecný souhlas. Většina potřebná pro přijetí návrhu se počítá z celkového počtu hlasů všech společníků.

Uvedeným způsobem lze přijmout jakékoliv rozhodnutí valné hromady, je ovšem třeba myslet na to, že pokud zákon vyžaduje osvědčení daného rozhodnutí veřejnou listinou (notářským zápisem), musí být návrh rozhodnutí vyhotoven rovněž ve formě notářského zápisu a podpisy společníků/akcionářů musí být úředně ověřené.

Podle obecné právní úpravy platí, že rozhodování per rollam je u společností s ručením omezeným možné vždy, pokud jej společenská smlouva výslovně nevyloučí. V případě akciových společností je ovšem situace zcela opačná a rozhodování per rollam je nutné výslovně zakotvit ve stanovách. Aktuální legislativa reagující na koronavirovou pandemii (tzv. Lex COVID) ovšem umožňuje rozhodování per rollam všem orgánům obchodních korporací a to i tehdy, pokud jejich zakladatelské právní jednání s touto možností nepočítá. Výše uvedená výjimka ovšem platí jen do 30. června 2021.

Rozhodování s využitím technických prostředků

Druhou alternativou je konání valné hromady s využitím technických prostředků. V tomto případě se valná hromada fakticky koná, avšak účast a hlasování probíhají prostřednictvím technického prostředku komunikace na dálku (jako je třeba Microsoft Teams nebo Skype) bez nutnosti fyzické přítomnosti společníků, akcionářů či jejich zástupců. Podmínkou účasti a hlasování na valné hromadě je nicméně možnost ověření totožnosti zúčastněných osob a určení jejich podílu. Pokud by takováto identifikace nebyla možná, k hlasování ani účasti dané osoby se nepřihlíží.

Jelikož se jedná o rozhodování na valné hromadě, bude při volbě této varianty nutné valnou hromadu řádně svolat a rozeslat pozvánky.

Výše uvedený způsob konání valné hromady je vhodný zejména v situacích, kdy je nutné schvalované záležitosti podrobit další diskuzi. Možnost konat valnou hromadu s využitím technických prostředků nicméně musí být výslovně připuštěna společenskou smlouvou či stanovami. Lex COVID ovšem podobně jako pro rozhodování per rollam stanovil výjimku a do 30. června 2021 lze rozhodovat s využitím technických prostředků i tehdy, nepřipouští-li to zakladatelské právní jednání. V těchto případech určí podrobnosti rozhodování s využitím technickým prostředků statutární orgán společnosti.

Závěrem zbývá jen upozornit na to, že i v případě některé z výše uvedených alternativ konání klasické valné hromady je třeba myslet i na požadavky vyplývající z jiných právních předpisů – např. zákona o evidenci skutečných majitelů, podle kterého v případě, že není v evidenci zapsán skutečný majitel, nesmí tento skutečný majitel, ani právnická osoba, jíž je také skutečným majitelem, vykonávat hlasovací práva (o nové právní úpravě evidence skutečných majitelů jsme vás informovali ZDE).

V případě dotazů se, prosím, obraťte na autory článku nebo na další členy advokátní kanceláře EY Law či týmu EY, se kterými spolupracujete.

Autoři:

Jan Turek

Martin Bareš

  • Tax Alert - English version

    Remote Annual General Meetings

    Each business company has an obligation to convene an annual general meeting to approve the financial statements or to decide on the distribution of profit. The physical presence of multiple shareholders in one place at the same time may, however, currently be a challenge. The Act on Business Corporations offers a solution in the form of voting using modern technologies and taking decisions outside the general meeting, by letter (“per rollam”); under the current COVID-19 legislation, these technologies are more accessible than ever before.

    The Act on Business Corporations provides for two alternatives to the "standard" general meeting, where the participants are not required to be physically present. Both options are available for both limited liability companies and joint-stock companies.

    Decision-making by letter (“per rollam”)

    The first option is taking decisions outside the general meeting. Under this option, the proposed decision is distributed to all members or shareholders of the company who can then submit their opinion on the proposal and approve the proposal in writing within a particular time limit. If no comments are received by the deadline, the relevant shareholders are deemed to have disagreed with the proposal. The proposed decision shall be sent to the shareholders by the person authorized to convene the general meeting.

    Under this option, there is no actual deliberation taking place at the general meeting. It may serve to achieve approval of the submitted proposals, yet does not effectively allow for comments, objections and counter-proposals. Decision-making by letter (“per rollam”) is therefore particularly suited for the approval of pre-negotiated proposals, where general consensus is expected to be achieved. The majority required for the adoption of a proposal shall be the majority of total number of votes of all shareholders.  

    The above option may be used to adopt any decision of the general meeting; if, however, the law requires the decision to be certified by a public deed (notarial deed), the proposed decision must also have the form of a notarial deed and the signatures of the members/shareholders must be authenticated.

    According to general legal rules, decision-making by letter is always possible in limited liability companies, unless it is expressly excluded by the memorandum of association. The situation in joint-stock companies is, however, quite the opposite: decision-making by letter must be expressly provided for in the company’s articles of association. The new law adopted in response to the coronavirus pandemic (“Lex COVID”) allows all bodies of business corporations to take decisions by letter, even if the corporation’s founding instrument does not stipulate such option; nevertheless, the above exception is only valid until 30 June 2021.

    Decision-making using technology

    The second option is to hold a general meeting using modern technologies. In this case, the general meeting is actually convened, but both participation and voting take place via remote communication technologies (such as Microsoft Teams or Skype), with no need for the members, shareholders or their representatives to be physically present. The participation in and voting at the general meeting are, nevertheless, subject to verification of identity of the participants and determination of their shareholdings. If such verification is not possible, the voting or participation of the person concerned shall be disregarded.

    As this option involves decision-making at the general meeting, it requires that the general meeting be duly convened and invitations sent out.

    The second option is particularly suited in situations where the matters to be approved need to be further discussed. The holding of general meetings using technology must, nevertheless, be expressly permitted by the company’s memorandum of association or articles of association. Similarly to the first option, “Lex COVID” introduced an exception to this rule: until 30 June 2021, decisions may be taken using technology even if the founding instruments do not stipulate this. In such cases, the details of decision-making using modern technologies will be determined by the company's statutory body.

    In conclusion, we would like to draw your attention to the fact that even if you use any of the above alternatives to the holding of a standard general meeting, the requirements of other legal regulations need to be taken into account, e.g. the Act on the Registration of Ultimate Beneficial Owners, which stipulates that neither the beneficial owner that has not been registered as the ultimate beneficial owner, nor the legal entity of which it is the ultimate beneficial owner, may exercise voting rights (we informed you about the new law on the registration of beneficial owners HERE).

    If you have any questions, please contact the authors of this article or other members of EY Law or your regular EY team.

    Authors:

    Jan Turek

    Martin Bareš