Seis medidas a adotar para gerir o contencioso fiscal
Ao analisar os resultados do nosso questionário, identificámos seis áreas onde as empresas se podem concentrar para se adaptarem a este ambiente em constante mudança.
1. Adotar uma abordagem estratégica da gestão do risco fiscal
O questionário realizado evidenciou que os drivers de riscos fiscais, que tinham sido antecipados no passado, acabaram por se tornar numa realidade. Torna-se, assim, importante que as empresas estejam preparadas para reagir, desde corresponderem às exigências de auditorias fiscais agressivas ou a questões referentes a contratos de pricing, gerir temas reputacionais, ou analisar o seu negócio e as suas estruturas organizacionais internacionais.
Uma abordagem integrada, holística e global pode ajudar as empresas a evitar o contencioso fiscal, nomeadamente através da gestão top-down e de sistemas e processos que melhorem a sua monitorização e compliance. Esta abordagem também ajuda as empresas a rastrear a visibilidade, supervisão e avaliação do risco, para que possam gerir de uma forma mais eficiente o contencioso fiscal.
E escolher o mecanismo de resolução das disputas mais apropriado à sua realidade – quer seja por via da gestão da análise dos processos, gestão dos recursos judiciais, arbitragem ou litigância — permitindo uma resolução mais célere para que as empresas possam retomar o foco na sua missão principal.
2. Ser pró-ativo na gestão dos riscos fiscais e reputacionais
Para lidar com os requisitos de reporte e de divulgação criados pelo BEPS, tal como com um maior escrutínio nas auditoria fiscais, certifique-se de que o seu departamento fiscal tem os conhecimentos, colaboradores, orçamento e outros recursos necessários para satisfazer as recentes exigências fiscais. Avalie os riscos de reputação que podem surgir e assegure-se que o conselho de administração e a gestão, compreendem que o perfil fiscal da empresa é uma questão financeira e de reputação.
Desenvolver, com a administração, uma política clara que explique a abordagem adotada pela empresa no planeamento fiscal. Ao desenvolver esta política, tenha em consideração que o conselho de administração, CEO e representantes da empresa deverão estar confortáveis com a eventual disponibilização desta informação ao público e, se necessário, preparados para a defender.
Ao mesmo tempo, decidir o quão transparente a sua empresa quer ser em termos de divulgação dos valores de impostos que paga nos países onde desenvolve a sua atividade; a partir do momento em que esta decisão é tomada, será necessário desenvolver um plano de modo a que esta seja comunicada aos stakeholders externos e às autoridades tributárias de uma forma consistente.
3. Adotar uma abordagem global na gestão do contencioso fiscal
Num mundo em que a partilha de informações entre as autoridades tributárias está a aumentar, a imposição de impostos agressivos e os riscos de imagem associados aos mesmos, é fundamental manter uma perspetiva global sobre todas as jurisdições em que a sua empresa opera. A implementação de uma abordagem globalmente coordenada aumenta a sua capacidade de gerir e priorizar o risco, tal como ajuda a mitigar o impacto de contencioso.
A criação de uma estrutura global para a gestão de auditorias fiscais, uma plataforma global de compliance e de uma estrutura de reporte em matéria de gestão de contencioso fiscal e a utilização de ferramentas de pré-preenchimento e de modelos económicos podem tornar os processos mais claros e mais confiáveis. Uma abordagem global pode também trazer benefícios a toda empresa: uma redução do risco de auditoria, um maior controlo sobre as auditorias que envolvam questões sensíveis, uma gestão pró-ativa de contencioso fiscal e uma maior partilha de conhecimentos.
4. Colmatar o défice de digitalização fiscal
Com muitos governos a exigir um reporte de informação quase em tempo real e o crescente e cada vez mais sofisticado data analytics, as autoridades fiscais começam a ganhar cada vez mais visibilidade. Desta forma, as empresas precisam de aumentar as suas capacidades digitais para poderem satisfazer as exigências deste novo mundo da administração tributária digital.
A implementação de um modelo operacional digital é um passo essencial que deve ser dado. Isto significa que as empresas devem garantir que compreendem os requisitos das autoridades fiscais em termos de informação a disponibilizar, que têm a capacidade de adaptar os dados originais para o formato dos países de residência e, simultaneamente, disponham das ferramentas adequadas para procederem às submissões das declarações fiscais digitais.
As empresas deverão estudar e analisar os dados antes de procederem ao seu preenchimento e submissão e devem colocar em prática um processo de arquivo digital direcionado a auditorias fiscais. Deverão considerar compilar os seus dados em tempo real, por forma a contribuírem para a sua defesa em processos de auditoria ou de contencioso fiscal, bem como desenvolver um portal fiscal regional ou global para acompanharem as auditorias fiscais realizadas e o imposto cobrado.
5. Utilizar mecanismos alternativos de resolução de disputas (ADR) de uma forma estratégica
Avalie as várias ferramentas de pré-preenchimento e submissão (acordos prévios de preços de transferência ou cooperative compliance) no sentido de determinar se algum destes pontos pode ser adequado para a sua empresa, para que possa elidir riscos fiscais futuros bem como contencioso fiscal, tendo em consideração os custos e benefícios inerentes às opções disponíveis. Estabelecer e fomentar uma boa relação com as autoridades tributárias (uma boa relação de trabalho com as autoridades tributárias é um fator que pode ser decisivo para o sucesso dos processos de mecanismos alternativos de resolução de disputas - ADR).
Proceda também à avaliação dos prós e contras dos mecanismos de resolução de litígios que estão atualmente disponíveis caso estes não possam ser evitados — incluindo recursos, litígios, mediação, arbitragem e procedimentos de acordos multilaterais (MAP). Na medida em que as disputas internacionais entre as autoridades tributárias aumentam, deve considerar a opção acionar o MAP como uma forma de resolver potenciais situações de litígio. Desenvolva uma filosofia consistente de contencioso: em que circunstâncias as disputas serão resolvidas, contestadas ou tratadas de outra forma?
6. Aproveitar ao máximo o know-how dos seus colaboradores, processos e tecnologia disponíveis
Criar estruturas claras para o controlo fiscal interno, para a gestão de contencioso fiscal, gestão da fiscalidade digital e das comunicações. Em situações em que alguns dos aspetos fiscais não sejam geridos pela equipa fiscal, deve-se certificar de que há uma coordenação entre esta e o departamento funcional que lida com estas questões.
Certifique-se de que a sua equipa fiscal dispõe de processos de gestão de auditorias bem definidos, a tecnologia e o software adequado para monitorizar o cumprimento fiscal global incluindo as obrigações de reporting da sua empresa, e que esta consegue responder de forma célere aos pedidos das autoridades tributárias (mais concretamente, relativamente a informação digital).
Certifique-se de que a sua documentação é compatível com os requisitos determinados pelas ações do BEPS e que cumpre igualmente com a legislação doméstica. Divulgue informações de gestão periódicas, como indicadores de riscos fiscais bem como do seu contencioso fiscal ao CEO e conselho de administração, bem como a outras unidades de negócio (se necessário).
O futuro da transparência e do reporting fiscal
A exigência de uma maior transparência surge como um key-driver do risco fazendo com que a função fiscal sofra profundas alterações a nível global. Conforme anteriormente mencionado, o compliance fiscal pode ser considerando como um prisma através do qual, o significado de uma maior transparência — ou luz solar, se utilizarmos a metáfora de Justice Brandeis — é observado. Dependendo do ângulo de observação, a luz da transparência dobra e refrata-se; a densidade ótica altera-se. Esta série visa ajudar todos os stakeholders a verem conseguirem o arco-íris com todo o seu esplendor.
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Resumo
As rápidas alterações introduzidas, pelo BEPS, na política fiscal e na sua aplicação, bem como a revolução digital, vieram criar novas nuances ao ambiente de risco fiscal.