A presente Declaração de Privacidade destina-se a descrever as práticas seguidas pela EY em relação à Ferramenta de Avaliação Cognitiva Digital Interview, CodeVue e HireVue (“Ferramenta”) no que respeita à privacidade de todos os indivíduos cujos dados pessoais são processados e armazenados na Ferramenta. Este Aviso de Privacidade deve ser lido em conjunto com a Declaração de Privacidade da ey com, e em caso de qualquer conflito com a Declaração de Privacidade da ey com, os termos deste Aviso de Privacidade prevalecerão. Leia atentamente a presente declaração de privacidade.
A “EY“ refere-se a uma ou mais das firmas-membro da Ernst & Young Global Limited (”EYG"), cada uma das quais é uma entidade jurídica distinta e pode determinar as finalidades e os meios de tratamento de dados por direito próprio (ou seja, atuar como responsável pelo tratamento de dados ou numa capacidade semelhante). A entidade que actua como controlador de dados (ou capacidade semelhante) ao fornecer esta Ferramenta na qual os seus dados pessoais serão processados e armazenados é:
Pode encontrar uma lista das firmas-membro e afiliadas locais da EY na Declaração de Privacidade da EYCOM.
Os dados pessoais que fornecer na Ferramenta são partilhados pelos responsáveis pelo tratamento de dados acima referidos com uma ou mais empresas membros do AEIG (ver “Quem pode aceder aos seus dados pessoais”, secção 6 abaixo).
A ferramenta encontra-se alojada externamente nos EUA, na Amazon AWS US-East region, onde são alojadas cópias de segurança nas instalações alternativas da Amazon em território dos EUA.
A ferramenta divide-se em três tipos de funcionalidades: (1) Entrevista Digital, (2) CodeVue e (3) Avaliações Cognitivas HireVue. Todas as funções são usadas para ajudar no processo de recrutamento ao usar software de entrevista em vídeo ou online. Este software permite à EY entrevistá-lo e avaliá-lo, ao substituir longos formulários de candidatura ou perguntas de pré-seleção, e reduzindo a necessidade de realizar as tradicionais entrevistas presenciais, mantendo ao mesmo tempo a interação pessoal e a tomada de decisões humanas. A entrevista digital é usada para fornecer entrevistas digitais on-line, o CodeVue é usado para avaliações de codificação, o que permite que os recrutadores selecionem objetivamente talentos em codificação e programação, e a Avaliação Cognitiva HireVue é usada para avaliar as suas capacidades de aptidão cognitiva.
Os seus dados pessoais inseridos na ferramenta são utilizados da seguinte forma:
A EY conta com os seguintes fundamentos para legitimar o tratamento dos seus dados pessoais na Ferramenta:
Para candidatos: processamos os seus dados pessoais com base no seu consentimento. O fornecimento dos seus dados pessoais à EY é opcional. No entanto, se não fornecer todos ou parte dos seus dados pessoais, pode não nos ser possível concretizar os fins a que se destina o processamento. Tem o direito de retirar o seu consentimento a qualquer altura.
O envio dos seus dados pessoais à EY é opcional (incluindo, para evitar qualquer dúvida, fotografias e vídeos seus). No entanto, se não partilhar todos ou parte dos seus dados pessoais, poderá não nos vir a ser possível cumprir as finalidades estabelecidas para o tratamento dos mesmos.
O processamento dos seus dados pessoais é necessário para prosseguir interesses legítimos do responsável pelo tratamento ou de terceiros, exceto quando esses interesses forem sobrepostos pelos interesses ou direitos e liberdades fundamentais do sujeito dos dados que requeiram processamento dos dados pessoais. O(s) interesse(s) legítimo(s) específico(s) prosseguidos(s) é(são) a gestão de Recursos Humanos, no que toca às avaliações de desempenho e aos processos de recrutamento. No entanto, as gravações feitas em algumas jurisdições estarão sujeitas ao seu consentimento, que será obtido antes da gravação.
A ferramenta trata as seguintes categorias de dados pessoais:
Estes dados são obtidos a partir de um feed de outros sistemas da EY conhecidos como GRMS, Yello e SuccessFactors (SF) Recruitment; ou diretamente de si:
Os dados pessoais sensíveis revelam a sua origem racial ou étnica, as opiniões políticas, as convicções religiosas ou filosóficas, ou a filiação sindical, os seus dados genéticos, dados biométricos, dados relativos à saúde ou dados relativos à vida sexual ou orientação sexual.
Os seguintes dados pessoais confidenciais são coletados e processados na Ferramenta para o recurso de Entrevista Digital da Ferramenta:
A ferramenta utiliza imagens em formato de vídeo que incluem elementos de dados pessoais, por exemplo, vídeos gravados com imagens suas, o seu nome, o seu apelido, o seu histórico profissional, os seus hobbies e interesses. Pode optar por falar ou abordar categorias de dados pessoais sensíveis. Contudo, o entrevistador não irá fazer questões relacionadas com as mesmas.
Existe também um campo de texto livre onde pode escrever a sua resposta a uma pergunta. Apesar da finalidade deste campo de texto livre não consistir em ter os referidos dados pessoais sensíveis, pode incluir esse tipo de dados pessoais na sua resposta. Tenha em consideração que nenhuma das perguntas feitas a si estão relacionadas diretamente com a sua origem racial/étnica, opiniões políticas, convicções religiosas e/ou informação relacionada com a sua saúde.
Para os utilizadores Australianos: A ferramenta não solicita ou recolhe intencionalmente dados pessoais sensíveis sobre si, nem lhe será pedido diretamente que forneça dados pessoais sensíveis. Contudo, ao utilizar esta ferramenta para completar quaisquer entrevistas por videochamada ou preencher quaisquer formulários ou dar respostas escritas através da mesma, poderá optar por facultar informações sobre si próprio que sejam dados pessoais sensíveis. Se facultar qualquer tipo de dados pessoais sensíveis, em formato de vídeo ou por escrito ao preencher um campo de texto livre, reconhece que estes dados são gravados e guardados pela ferramenta e está a consentir com essa recolha e armazenamento. Além das informações solicitadas de acordo com esta review de avaliação (por exemplo, nome, apelido, endereço de e-mail e detalhes de emprego anterior), não insira nenhuma outra informação que possa ser considerada confidencial. Também não insira dados pessoais confidenciais, conforme descrito na primeira frase desta secção acima.
Os dados pessoais do Utilizador são acedidos na Ferramenta pelas seguintes pessoas/equipas:
Recrutadores, gestores de recrutamento e administradores de sistemas – as permissões serão concedidas a outros membros da EY com base na sua função. Por exemplo, se uma função estiver a ser publicitada para a equipa forense, poderá ser pedido a um membro dessa equipa que realize a entrevista, sendo-lhe concedido acesso. Fornecedores externos, Tata Consultancy Services (TCS), Caption First e IBM também terão acesso à ferramenta.
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Função |
País |
Motivo do acesso |
Direitos de acesso |
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Recrutador |
Multiplamente global |
Como utilizador com acesso pleno para criar requisições e acrescentar questões tanto de método como de conteúdo |
SuccessFactors e/ou Yello Acesso a requisições que estão sob o grupo de utilizadores e atribuídas como recrutador e a todos os candidatos marcados nessas requisições.
Os recrutadores podem tomar medidas completas em relação aos candidatos, incluindo a seleção, a marcação de entrevistas, a oferta e a contratação.
Os recrutadores podem ter a opção de incluir perguntas e selecionar o pacote HireVue. |
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Gestor de Recrutamento |
Vários GloballyGlobal (dependendo de onde estão implantados) |
Rever as entrevistas e as avaliações feitas em relação a uma função para o qual estão a recrutar (não todas) e participar em entrevistas através de videochamada |
SuccessFactors e/ou Yello Acesso a requisições apenas quando o utilizador é atribuído como gestor de contratação. Também tem acesso a perfis de candidatos marcados nas requisições, mas com ação limitada para ver os dados dos candidatos e tomar decisões sobre entrevistas e rastreios.
Os gestores de contratação não podem criar posições ou candidatos no HireVue. |
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Administração de Sistemas |
Multiplamente global |
Criação, configuração de utilizadores e apoio com a solicitação de pedidos e questões feitas na ferramenta |
Tem acesso total de administrador ao sistema, incluindo habilitação/desativação do HireVue, edição de tokens ou palavreado de modelos de comunicação. |
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Administrador de aprovisionamento |
Multiplamente global |
Tem responsabilidades adicionais, como adicionar os pacotes de avaliação |
Pode adicionar novos pacotes que o recrutador pode selecionar entre SuccessFactors e/ou Yello, ou seja, pacotes de fornecedores de avaliação de importação/exportação |
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Administração de Sistemas
Tata Consulting Services (TCS) |
México & Índia |
Criação, configuração de utilizadores e apoio com a solicitação de pedidos e questões feitas na ferramenta |
Tem total acesso administrativo ao sistema. |
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Primeira legenda |
Global |
Legenda da legenda: Primeira participação na entrevista ao vivo |
Tenha acesso ao sistema para fornecer os serviços de legendagem |
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Equipe de suporte de TI da IBM |
Canadá, China, República Checa, Hungria, Índia, Malásia, México, Oceânia, Filipinas, Polónia, Reino Unido, EUA, Costa Rica e Austrália |
Fornecer serviços de apoio informático, incluindo os serviços de apoio ao sistema de talentos digitais para os níveis 2 e 3 de gestão operacional e de lançamento. |
O acesso a esta ferramenta será concedido em função das suas necessidades e funções. Para o apoio de nível 2 e nível 3, será fornecido acesso a 40 (aproximadamente) Membros da equipa de suporte de TI da IBM.
A Equipa de Suporte IBM IT terá acesso de leitura, atualização e adição. |
Os direitos de acesso acima descritos envolvem a transferência de dados pessoais em várias jurisdições (incluindo jurisdições fora da União Europeia) nas quais a EY opera (as localizações dos escritórios da EY estão listadas em https://www.ey.com/en_gl/locations). Uma visão geral das entidades da rede EY que prestam serviços a clientes externos está acessível aqui (através do site ey.com UK) (Ver Secção 2 (Sobre a EY) - “Ver uma lista das firmas-membro e afiliadas da EY”). A EY processará os seus dados pessoais na Ferramenta de acordo com a lei aplicável e os regulamentos profissionais na sua jurisdição. As transferências de dados pessoais dentro da rede da EY são regidas pelas Regras Corporativas Vinculativas da EY.
Transferimos ou divulgamos os dados pessoais que recolhemos a fornecedores de serviços de terceiros (e às respetivas subsidiárias e afiliadas) que são contratados por nós para apoiar os nossos processos auxiliares internos. Por exemplo, contratamos fornecedores de serviços para fornecer, executar e apoiar a nossa infraestrutura de TI (como a gestão de identidades, alojamento, análise de dados, cópia de segurança, segurança e serviços de armazenamento na nuvem) e para o armazenamento e a eliminação segura dos nossos ficheiros em papel. A nossa política consiste em utilizar apenas fornecedores de serviços de terceiros que são obrigados a manter níveis adequados de proteção de dados, segurança e confidencialidade e que cumprem todos os requisitos legais aplicáveis à transferência de dados pessoais fora da jurisdição em que foram originalmente recolhidos.
Na medida em que os dados pessoais tenham sido anonimizados de tal forma que o Utilizador ou o seu dispositivo já não seja razoavelmente identificável, tais informações serão tratadas como dados não pessoais e os termos do presente Aviso de Privacidade não se aplicarão.
Para os dados recolhidos no Espaço Económico Europeu (EEE) ou que estejam relacionados com indivíduos no EEE, a EY requer um mecanismo de transferência adequado, conforme necessário para cumprir a legislação aplicável. A transferência de dados pessoais da Ferramenta para a IBM é regida por um acordo entre a EY e a IBM que inclui cláusulas padrão de proteção de dados adoptadas pela Comissão Europeia.
A nossa política consiste em conservar os dados pessoais apenas durante o tempo necessário para os fins descritos na secção “Como é que a Ferramenta processa os seus dados pessoais”. Os períodos de retenção variam nas diferentes jurisdições e são definidos de acordo com os requisitos de retenção regulamentares e profissionais locais.
De forma a satisfazer os nossos requisitos profissionais e legais, para estabelecer, exercer ou defender os nossos direitos legais e para fins de arquivo e histórico, precisamos de reter informação durante um período de tempo significativo.
As políticas e/ou procedimentos para a retenção de dados pessoais na Ferramenta são de três (3) anos após a ausência de atividade do utilizador dos dados. Para mais informações sobre o período de retenção aplicável aos seus dados pessoais, contacte o seu representante habitual da EY.
Os registos de acesso dos utilizadores são conservados por um período de três (3) anos.
Os seus dados pessoais serão conservados em conformidade com as leis e regulamentos em matéria de privacidade. Após o termo do período de conservação dos dados, os seus dados pessoais serão eliminados. Para saber mais, descarregue o nosso resumo da retenção de dados (pdf).
A EY protege a confidencialidade e a segurança das informações que obtém no decurso da sua atividade. O acesso a essas informações é limitado e estão em vigor políticas e procedimentos concebidos para proteger as informações contra perdas, utilização indevida e divulgação incorrecta. Para mais informações sobre a nossa abordagem à proteção de dados e à segurança das informações, consulte o nosso folheto “Proteger os seus dados 2018 (pdf)”.
A EY não vai transferir os seus dados pessoais a terceiros (que não as entidades externas referidas na secção 6 acima) salvo se tivermos a sua permissão ou se a legislação assim o requeira.
Dependendo da jurisdição aplicável, pode ter determinados direitos em relação aos seus dados pessoais, incluindo:
Se estiver preocupado com uma alegada violação da lei da privacidade ou de qualquer outro regulamento, contacte o Global Privacy Leader da EY, Office of the General Counsel, 6 More London Place, London, SE1 2DA, Reino Unido ou através de correio eletrónico para a equipa de proteção de dados ou através do seu representante habitual da EY. Um Líder de Privacidade da EY investigará a sua queixa e fornecerá informações sobre a forma como a mesma será tratada e resolvida.
Se não estiver satisfeito com a forma como a EY resolveu a sua queixa, tem o direito de apresentar queixa à autoridade de proteção de dados do seu país. Pode também ter o direito de remeter a questão para um tribunal de jurisdição competente.
Certas empresas membros da EY em países fora da União Europeia (UE) e do Reino Unido nomearam representantes na UE e no Reino Unido respetivamente para agirem em seu nome se, e quando, realizarem atividades de tratamento de dados às quais se aplica o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) da UE e/ou o Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) do Reino Unido. Mais informações e os dados de contacto desses representantes encontram-se disponíveis aqui:
Representante da UE para a protecção de dados
Representante para a proteção de dados do Reino Unido
Se tiver questões ou preocupações adicionais, contacte o seu representante da EY habitual ou envie um e-mail para global.data.protection@ey.com.
Ao clicar no botão “Sim, aceito” abaixo, está a concordar e a consentir que as suas informações pessoais sejam processadas e utilizadas de acordo com o descrito na presente Declaração de Privacidade. Tem o direito de retirar o seu consentimento ou de se opor ao processamento posterior das suas informações pessoais a qualquer momento, contactando o seu representante habitual da EY ou enviando um e-mail para equipa de proteção de dados.