Ahhoz, hogy a bejelentő rendszer bevezetése a vállalati működést előmozdító tényező legyen, a jogszabályi megfelelés mellett a munkavállalók bizalma is nélkülözhetetlen. Az alábbi öt tényező elősegíti mindkettő megalapozását:
1. Vezetői elkötelezettség: A vezetőségnek rendszeres kommunikációval kell demonstrálnia, hogy a legfelső szinten is fontosnak tartják a bejelentett panaszok és visszaélések kezelését.
2. Oktatás és dolgozók tudatossága: A munkatársak ténylegesen ismerjék a rendszer működését, a szervezet elvárásait és kötelezettségeit, gyakorlati példákat a bejelentendő esetekről, valamint értsék, hogy miért fontos ez a compliance és a vállalati kultúra szempontjából.
3. Anonimitás: Ugyan a whistleblowing irányelv csak az azonosított bejelentők védelméről rendelkezik, fontos, hogy a szervezet biztosítson lehetőséget név nélküli bejelentésekre is. A munkavállalók jelentős része az anonimitást választja, ha lehetősége van rá, mivel ezáltal kevésbé kell tartania retorziótól.
4. Szakértelem és objektivitás: A visszaélés-bejelentő rendszer kiépítését, üzemeltetését, a bejelentett esetek kivizsgálását szakmailag és technikailag felkészült, tapasztalt szakembereknek kell végeznie.
5. Rendszeres ellenőrzés: A rendszer működését, a dolgozók tájékozottságát és véleményét belső ellenőrök vagy külső szakemberek segítségével érdemes rendszeresen felmérni.
A vállalatok számára az is fontos, hogy időben megkezdjék a felkészülést, és szakszerűen alakítsák ki a whistleblowing-hoz kapcsolódó keretrendszerüket. Az irányelv a bejelentések belső vizsgálatát (ún. internal investigation) is megköveteli, ezért célszerű ezek számának várható növekedésére is felkészülni. Mindkettőhöz, valamint indokolt esetben a bejelentett esetek kivizsgálásához is ajánlott megfelelő szakértelemmel és tapasztalattal rendelkező külső szakértőt bevonni.
A cikk eredeti formájában az Index.hu Pénz Beszél rovatában jelent meg.