Le présent avis sur la protection des données à caractère personnel vise à décrire les pratiques appliquées par EY à l’égard des outils Digital Interview et CodeVue (collectivement l’« outil ») en ce qui a trait à la protection de la vie privée de toutes les personnes dont des données à caractère personnel sont traitées et conservées dans l’outil. Le présent avis doit être lu conjointement avec l’Énoncé sur la protection des données à caractère personnel publié sur eycom, et, en cas d’incompatibilité avec ce dernier, les modalités du présent avis auront préséance. Veuillez lire attentivement le présent avis sur la protection des données à caractère personnel.
« EY » désigne une ou plusieurs des sociétés membres d’Ernst & Young Global Limited (« EYG »), lesquelles sont toutes des entités juridiques distinctes et peuvent déterminer de leur propre chef les finalités et les moyens de traitement des données (c.‑à‑d., agir à titre de responsables du traitement des données ou à un autre titre analogue). L’entité qui agit à titre de responsable du traitement des données (ou à un autre titre analogue) en fournissant l’outil dans lequel vos données à caractère personnel seront traitées et conservées est :
Vous trouverez une liste des sociétés locales membres du réseau EY et de leurs affiliés dans l’Énoncé sur la protection des données à caractère personnel publié sur ey.com.
Les responsables du traitement des données que vous fournissez peuvent les partager avec d’autres sociétés membres d’EYG (voir la rubrique 6 « Qui peut accéder à vos données à caractère personnel? » ci‑après) vos données à caractère personnel dans l’outil.
L’outil est hébergé en externe par Amazon Web Services (AWS) dans la région Est des États‑Unis, les sauvegardes étant effectuées dans d’autres installations d’Amazon aux États‑Unis.
L’outil comporte trois types de fonctionnalités : (1) entrevue numérique (Digital Interview), (2) évaluation de codage (CodeVue) et (3) évaluations cognitives (HireVue Cognitive Assessment). Toutes les fonctionnalités servent à faciliter le processus de recrutement à l’aide d’un logiciel d’entrevue vidéo ou en ligne. Celui‑ci permet à EY de procéder au processus d’entrevue et d’évaluation vous concernant en remplaçant de longs formulaires de demande d’emploi ou questionnaires de présélection et de réduire la nécessité de mener le processus habituel d’entrevues en personne et de se déplacer pour effectuer les tests, tout en maintenant des interactions directes et une prise de décision humaine. Digital Interview est utilisé pour mener des entrevues numériques en ligne, CodeVue est destiné aux évaluations de codage, ce qui permet aux recruteurs de sélectionner objectivement des talents dans le domaine du codage et de la programmation, et HireVue Cognitive Assessment sert à évaluer vos capacités cognitives.
Vos données à caractère personnel traitées dans l’outil sont utilisées comme suit :
EY invoque le principe suivant pour légitimer le traitement de vos données à caractère personnel dans l’outil :
Pour les candidats : Nous traitons vos données à caractère personnel selon votre consentement. La communication de vos données à caractère personnel à EY est facultative. Toutefois, si vous ne les communiquez pas, en tout ou en partie, nous pourrions ne pas être en mesure de réaliser les finalités pour lesquelles elles sont traitées. Vous avez le droit de retirer votre consentement en tout temps.
La communication de vos données à caractère personnel à EY est facultative (ce qui inclut, pour éviter tout doute, la communication de votre image et votre image vidéo). Toutefois, si vous ne les communiquez pas en tout ou en partie, nous pourrions ne pas être en mesure de réaliser les finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Pour les membres du personnel d’EY : Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement des données ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel. L’intérêt légitime spécifique poursuivi est la gestion des ressources humaines d’EY, y compris les évaluations du rendement et le recrutement. Toutefois, les enregistrements faits dans certaines juridictions nécessiteront votre consentement, que nous obtiendrons au préalable.
L’outil peut traiter les catégories de données à caractère personnel suivantes :
Ces données proviennent d’autres systèmes d’EY (GRMS – Yello et SuccessFactors (SF) Recruitment) ou sont fournies directement par vous‑même.
Les données à caractère personnel sensibles d’une personne s’entendent notamment de l’origine raciale ou ethnique, des opinions politiques, des convictions religieuses ou philosophiques, de l’appartenance syndicale, des données génétiques, des données biométriques, des données concernant la santé et des données concernant la vie sexuelle ou l’orientation sexuelle.
Les données à caractère personnel sensibles suivantes sont collectées et traitées dans l’outil aux fins de la fonction Digital Interview :
L’outil utilise des images vidéo qui contiennent des éléments de données à caractère personnel sensibles, comme un enregistrement vidéo de vous, vos nom et prénom, vos antécédents professionnels, vos passe‑temps et vos intérêts. Vous pouvez décider de parler ou d’aborder des sujets portant sur des catégories de données à caractère personnel sensibles; toutefois, l’interviewer ne posera pas de questions sur des sujets portant sur de telles catégories de données.
L’outil comprend également une zone de texte libre où vous pouvez rédiger une réponse à une question. Bien que cette zone de texte libre n’ait pas été conçue pour y consigner des données à caractère personnel sensibles, vous pouvez inscrire de telles données dans votre réponse. Veuillez noter qu’aucune des questions ne vous demande directement d’indiquer votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses ou philosophiques, ou des données concernant votre santé.
L’outil ne demande pas ni ne recueille intentionnellement de données à caractère personnel sensibles vous concernant, et il ne vous sera pas demandé de fournir pareilles données. Toutefois, lors de l’utilisation de l’outil pour effectuer des entrevues vidéo, remplir des formulaires ou consigner des réponses écrites, vous pouvez choisir de fournir des informations vous concernant qui constituent des données à caractère personnel sensibles. Si vous fournissez des données à caractère personnel sensibles, que ce soit par vidéo ou par écrit lorsque vous remplissez une zone de texte libre, vous reconnaissez que ces données sont enregistrées et recueillies par l’outil, et vous consentez à leur collecte, traitement et conservation. À l’exception des informations demandées dans le cadre de cette évaluation (par exemple, prénom, nom, courriel, renseignements sur vos emplois précédents), veuillez ne pas inscrire d’autres informations pouvant être considérées comme confidentielles. Veuillez également ne pas inscrire de données à caractère personnel sensibles, telles que décrites dans la première phrase de la présente rubrique.
Les personnes/équipes suivantes accèdent à vos données à caractère personnel dans l’outil :
Recruteurs, gestionnaires procédant à l’embauche et administrateurs de système – des autorisations seront accordées à d’autres membres du personnel d’EY en fonction du poste qu’ils occupent. Par exemple, si un poste dans l’équipe de juricomptabilité est annoncé, un membre de cette équipe pourrait être invité à mener l’entrevue, et il aura accès à vos données à caractère personnel. Tata Consultancy Services (« TCS »), Caption First et IBM, des fournisseurs externes, auront également accès à l’outil.
|
Rôle |
Country |
Finalités de l’accès |
Droits d’accès |
|---|---|---|---|
|
Recruteur |
Emplacements multiples dans le monde |
Plein accès de l’utilisateur afin d’établir des demandes et d’ajouter des questions (méthode et contenu) |
SuccessFactors et/ou Yello – Accès aux demandes qui relèvent de la catégorie d’utilisateurs qui est désignée comme recruteur et à tous les candidats indiqués dans ces demandes
Les recruteurs peuvent prendre toutes les mesures à l’égard des candidats, notamment la sélection, l’horaire des entrevues, l’offre d’emploi et l’embauche
Les recruteurs peuvent avoir la possibilité d’inclure des questions et de choisir le bloc HireVue |
|
Gestionnaire procédant à l’embauche |
Multiples à l’échelle mondiale (selon l’endroit où ils sont déployés) |
Examen des entrevues et des évaluations relativement à un poste pour lequel ils recrutent (pas tous les postes) et participation à des entrevues vidéo en direct |
SuccessFactors et/ou Yello – Accès aux demandes uniquement lorsque l’utilisateur est désigné comme le gestionnaire procédant à l’embauche. Les utilisateurs ont aussi accès aux profils des candidats indiqués dans les demandes, mais avec un accès restreint permettant d’afficher les détails concernant les candidats et de prendre des décisions relativement aux entrevues et à la sélection
Les gestionnaires procédant à l’embauche ne peuvent pas créer de poste ni ajouter de candidat dans HireVue |
|
Administrateur du système |
Emplacements multiples dans le monde |
Ajout et configuration des utilisateurs et des fonctionnalités de soutien, et configuration des demandes et des questions dans l’outil |
L’utilisateur a un accès administrateur complet au système et peut notamment activer/désactiver HireVue, modifier les jetons et les termes utilisés dans les gabarits de communication |
|
Administrateur responsable du provisionnement |
Emplacements multiples dans le monde |
Responsabilités supplémentaires, comme l’ajout de blocs d’évaluation |
L’utilisateur peut ajouter de nouveaux blocs que le recruteur peut sélectionner dans SuccessFactors/Yello, c.‑à‑d. qu’il peut importer/exporter des blocs d’évaluation provenant du fournisseur |
|
Administrateur du système
Tata Consultancy Services (« TCS ») |
Mexique Inde |
Ajout et configuration des utilisateurs et des fonctionnalités de soutien, et configuration des demandes et des questions dans l’outil |
L’utilisateur détient un accès administrateur complet au système |
|
Caption First |
International |
Sous‑titreur de Caption First qui assiste à l’entrevue en direct |
Accès au système afin de fournir les services de sous‑titrage |
|
Équipe de soutien informatique d’IBM |
Canada, Chine, République tchèque, Hongrie, Inde, Malaisie, Mexique, Océanie, Philippines, Pologne, Royaume‑Uni, États‑Unis, Costa Rica et Australie |
Fournir des services de soutien informatique, notamment des services de soutien du système de talents numérique afin de fournir un soutien opérationnel de niveaux 2 et 3 et un soutien au chapitre de la gestion des versions |
L’accès à l’outil sera accordé en fonction des besoins et du rôle. Concernant le soutien de niveaux 2 et 3, l’accès sera fourni à (environ) 40 membres de l’équipe de soutien informatique d’IBM
Accès en mode lecture, mise à jour et ajout |
Les droits d’accès détaillés ci-dessus donnent lieu au transfert de données à caractère personnel dans diverses juridictions (y compris des juridictions ne faisant pas partie de l’Union européenne) dans lesquelles EY exerce des activités (la liste des bureaux d’EY et de leur emplacement figure à l’adresse https://ey.com/fr_ca/locations). Vous trouverez un aperçu des entités du réseau EY qui fournissent des services aux clients externes, en cliquant ici (site ey.com UK) (voir la section 2 « About EY – View a list of EY member firms and affiliates »). EY traitera vos données à caractère personnel dans l’outil selon les lois et la réglementation professionnelle applicables dans votre juridiction. Les transferts de données à caractère personnel au sein du réseau d’EY sont régis par les propres règles d’entreprise contraignantes d’EY.
Nous transférons ou communiquons les données à caractère personnel que nous collectons aux prestataires de services tiers (et à leurs filiales et sociétés affiliées) que nous retenons pour soutenir nos processus accessoires internes. Par exemple, nous retenons les services de prestataires pour fournir, gérer et soutenir notre infrastructure informatique (comme la gestion des identités, l’hébergement, l’analyse de données, la sauvegarde, la sécurité et les services de stockage infonuagique) et pour le stockage et la destruction sécuritaire de nos dossiers papier. Nous avons pour politique de ne faire appel qu’à des prestataires de services tiers qui sont tenus de maintenir des niveaux adéquats de protection des données, de sécurité et de confidentialité, et qui se conforment aux exigences légales applicables aux transferts de données à caractère personnel en dehors du pays dans lequel elles ont été initialement collectées.
Dans la mesure où les données à caractère personnel ont été anonymisées de telle manière qu’elles ne permettent plus de vous identifier ou d’identifier votre appareil d’une manière raisonnable, ces données seront traitées comme étant des données à caractère non personnel et les modalités du présent avis ne s’y appliqueront pas.
Pour les données collectées dans l’Espace économique européen (l’« EEE ») ou qui se rapportent à des personnes physiques se trouvant dans l’EEE, EY exige un mécanisme de transfert approprié dans la mesure requise pour se conformer au droit applicable. Le transfert des données à caractère personnel de l’outil à IBM est régi par une entente conclue entre EY et IBM qui prévoit des clauses types de protection des données adoptées par la Commission européenne.
EY a pour politique de conserver des données à caractère personnel aussi longtemps que nécessaire pour atteindre les finalités décrites à la rubrique « De quelle façon l’outil traite-t-il vos données à caractère personnel? ». Les durées de conservation varient d’un pays à l’autre et sont fixées conformément aux obligations professionnelles et réglementaires locales en la matière.
Afin de satisfaire à ses obligations professionnelles et légales, d’établir, d’exercer ou de défendre les droits que lui confère la loi, et à des fins archivistiques et historiques, EY doit conserver des informations pendant de longues périodes.
Les politiques et procédures en matière de conservation des données à caractère personnel prévoient que les données dans l’outil seront effacées après une période d’inactivité de trois (3) ans de l’utilisateur. Si vous voulez en savoir davantage au sujet de la période de conservation applicable à vos données à caractère personnel, veuillez communiquer avec votre représentant d’EY habituel.
Des journaux d’accès de l’utilisateur sont conservés pendant trois (3) ans.
Vos données à caractère personnel seront conservées conformément aux dispositions légales et réglementaires en matière de protection des données à caractère personnel. Au terme de la période de conservation prévue, vos données à caractère personnel seront supprimées. Pour en savoir plus, téléchargez l’aperçu de notre politique de conservation des données (PDF – en anglais seulement).
EY protège la confidentialité et la sécurité des informations qu’elle obtient dans le cadre de ses activités. L’accès à ces informations est limité, et les politiques et procédures en place visent à éviter une perte, un usage abusif et une divulgation inadéquate desdites informations. Vous trouverez des informations complémentaires concernant notre approche en matière de protection des données et de sécurité de l’information dans votre brochure La protection de vos données (PDF) de 2018.
EY ne transférera pas vos données à caractère personnel à des tiers (autres que les parties externes indiquées à la rubrique 6 ci‑dessus) à moins que vous ne nous y autorisiez ou que la loi ne nous y oblige.
Selon la juridiction concernée, vous pourriez avoir certains droits à l’égard de vos données à caractère personnel, comme :
Si vous craignez un manquement aux lois sur la protection de la vie privée ou à toute autre réglementation, vous pouvez communiquer avec le leader mondial, Protection des données, d’EY, Bureau du directeur des affaires juridiques, 6 More London Place, Londres, SE1 2DA, Royaume‑Uni, données envoyer un courriel à l’équipe de protection des données ou encore communiquer avec votre représentant EY habituel. Un leader, Protection des données, d’EY étudiera votre plainte et vous renseignera sur la façon dont elle sera traitée et réglée.
Si vous n’êtes pas satisfait de la façon dont EY a réglé votre plainte, vous pourriez avoir le droit de vous adresser à l’autorité de protection des données de votre pays. Vous pourriez également avoir le droit de vous adresser à un tribunal compétent.
Certaines sociétés membres du réseau EY situées dans des pays hors de l’Union européenne et du Royaume‑Uni ont désigné des représentants établis respectivement sur le territoire de l’Union européenne et au Royaume‑Uni pour agir pour leur compte lorsqu’elles entreprennent des activités de traitement de données à l’égard desquelles le Règlement général sur la protection des données de l’Union européenne (UE) et/ou le règlement sur la protection des données du Royaume‑Uni (UK GDPR) s’appliquent. Vous trouverez de plus amples informations et les coordonnées de ces représentants ci‑dessous :
Représentant désigné à la protection des données pour l’Union européenne
Représentant désigné à la protection des données pour le Royaume‑Uni
Si vous avez d’autres questions ou préoccupations, veuillez communiquer avec votre représentant EY habituel ou envoyer un courriel à l’équipe de protection des données.
En cochant la case « Oui, j’accepte » ci‑après, vous acceptez et consentez à ce que vos données à caractère personnel soient traitées et utilisées de la façon prévue dans le présent avis sur la protection des données à caractère personnel. Vous avez le droit de retirer votre consentement ou de vous opposer au traitement ultérieur de vos données à caractère personnel à tout moment en communiquant avec votre représentant d’EY habituel ou en envoyant un courriel à l’équipe de protection des données.