¿Puede la tecnología ayudar a los equipos jurídicos a costar menos y ser más valiosos?
En las empresas de todo el mundo, los departamentos jurídicos están en plena transformación. Bajo la presión de varios frentes, en particular por el aumento de la carga de trabajo relacionada con COVID-19, pero también por otros factores como el aumento de la normativa, están buscando nuevas formas de aportar valor.
En lugar de centrarse en las tareas rutinarias, la función jurídica del futuro debe ser una función que pueda ofrecer una eficiencia de costos sostenida y aportar un valor real a la empresa. Para lograrlo, los general counsels (GC, por sus siglas en inglés) buscan cada vez más integrar la tecnología jurídica en el centro de sus operaciones.
Este fue precisamente el caso del GC de un gran grupo europeo de servicios financieros. Presionados por el CFO y el COO del Grupo para mejorar la eficacia operativa del departamento, trataron de transformar su marco de operaciones jurídicas para que pudiera apoyar activamente los objetivos a largo plazo de la empresa. El desafío, sin embargo, era que mientras estaba claro que otros departamentos habían evolucionado sus modelos de trabajo para ofrecer un mejor valor, el departamento jurídico seguía trabajando de la misma manera que lo había hecho durante años.
Los equipos de EY comprendieron la naturaleza de este problema y se acercaron a la empresa con una solución.
Construir una plataforma para entender cómo funciona su función legal
Para ayudar a la empresa a transformar su función jurídica, los equipos de EY emprendieron un proyecto para digitalizar la totalidad del departamento jurídico.
Aunque las conversaciones se remontan a 2018, a finales de 2020 los equipos de EY dieron luz verde para desarrollar una prueba de concepto (POC, por sus siglas en inglés).
La solución se basa en la tecnología de la plataforma Kim©, y en los conocimientos jurídicos de la recientemente adquirida Riverview Law. Proporciona a la empresa una forma transparente y controlada por un cuadro de mando para obtener visibilidad de las operaciones de su función jurídica, lo que les permite:
- Llevar todo el trabajo entrante a su departamento legal global
- Decidir dónde asignarlo
- Gestionar las aprobaciones
- Permitir la planificación del flujo de trabajo
- Seguimiento del tiempo de rendimiento
La plataforma Kim, similar a las plataformas de ticketing de IT, gestiona la asignación de trabajo. Permite al GC y a los departamentos jurídicos comprender el flujo de trabajo de las consultas jurídicas entrantes y proporciona información sobre: qué trabajo está entrando en el departamento jurídico, de dónde viene y a dónde tiene que ir, cuánto tiempo llevará y cuánto cuesta. Este conocimiento permite a los GC evaluar el rendimiento de sus equipos y analizar la capacidad del equipo o de un solo abogado.
Para empezar, el proyecto POC se centró en una unidad en particular dentro de las operaciones legales del banco para implementar una versión de la plataforma de operaciones legales. A continuación, se fue iterando gradualmente durante un periodo de 12 semanas, hasta que se estableció una versión final. En este proceso participaron diferentes stakeholders de EY y de la empresa para facilitar su éxito.
En su presentación al general counsel, el propio equipo jurídico del banco expresó su entusiasmo por el proyecto, y ahora están trabajando con los equipos de EY para ampliar la plataforma y cubrir cada vez más áreas del negocio.
Para ello, los equipos de EY y los equipos jurídicos del banco trabajan en múltiples zonas geográficas, con grupos basados en Londres, el norte de Inglaterra, Suiza, toda Europa central y la India.
El proyecto se está ejecutando con un modelo de desarrollo iterativo, en el que se están llevando a cabo cinco grupos de prácticas en paralelo. Una vez implantada una solución, el proyecto pasa a la siguiente. Para mantener el enfoque de sprint, cada semana se hace una puesta al día para revisar los progresos y asegurarse de que todo sigue en marcha.
Un conocimiento más profundo conduce a un uso estratégico más informado de los recursos
La plataforma tendrá un periodo de implantación global de tres años. En todo el proceso de diseño e implementación se ha dado prioridad a la facilidad de uso, para que el banco pueda gestionarlo, mantenerlo y actualizarlo como considere oportuno, en el futuro.
Gracias a la plataforma digital, la empresa está desarrollando una visibilidad total de las operaciones de su departamento jurídico, lo que les permite saber cómo se está dividiendo el trabajo, quién está dando resultados y cómo se pueden reasignar estratégicamente los recursos para lograr la máxima eficacia.
Por ejemplo, podrá permitir que la función jurídica identifique aspectos como las tareas de bajo valor y habituales que potencialmente podrían subcontratarse o automatizarse de forma rentable, liberando al personal jurídico interno para que realice un trabajo "intelectual" de mayor valor agregado. O puede ayudarlos a identificar el tipo y la cantidad de trabajo que se envía a bufetes de abogados externos, para permitir unas negociaciones contractuales más eficaces desde el punto de vista comercial con estos terceros.
Incluso puede ayudar a los equipos jurídicos a identificar qué personal es de alto rendimiento, dándoles una profunda visión y transparencia en sus operaciones diarias, y ayudándolos a entender dónde y cómo se está generando valor.
Todo ello contribuirá a que el GC disponga de un departamento que funcione con la mayor eficacia posible, contribuyendo a impulsar la empresa hacia el futuro.
Equipo
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