¿La transformación digital debe ser descendente o ascendente?
Takeda, con sede en Japón, es una empresa biofarmacéutica líder en el mundo, una de las mayores de Asia y una de las 15 primeras a nivel global por ingresos.
El CFO global de Takeda, Costa Saroukos, dio forma a la visión de las finanzas en la que los empleados "aportan conocimientos y generan valor para los pacientes". Describió las prioridades como "asociarse con el negocio para reasignar recursos de manera que podamos cumplir nuestros compromisos financieros e impulsar la eficiencia en toda la organización a través de los datos y la automatización".
Tras su considerable adquisición y posterior integración con Shire Pharmaceuticals en 2018, Takeda necesitaba acelerar rápidamente su transformación digital. Este es un enfoque que se refleja en su Filosofía Corporativa, en la que un imperativo clave es "liberar el poder de los datos y lo digital".
Takeda Business Solutions (TBS) es un socio comercial clave y un facilitador de la visión financiera de Takeda. Ofrece soluciones simplificadas e innovadoras en los ámbitos de las finanzas, las compras y los recursos humanos. El valor que crea TBS es la liberación de tiempo, para que los empleados puedan centrarse en operaciones que sirvan mejor a los pacientes. TBS lo hace con un claro enfoque en la creación de experiencias excepcionales para las personas, donde sus stakeholders se sienten apoyados y confiados en sus soluciones.
Costa Saroukos y el recién nombrado Senior VP & Global Head de TBS, Sanjay Patel, compartieron la visión de fomentar una cultura de alfabetización digital e innovación impulsada por los ciudadanos que permita a Takeda cumplir sus compromisos. Para hacer realidad esta visión, TBS se asoció con IT para construir un centro de innovación para introducir soluciones digitales, inteligencia artificial, robótica, automatización y analítica.
Este enfoque emergente en los datos y en ser digitalmente primero culminó en una aplicación galardonada – CFOInUrpocket™, una plataforma global de informes y analítica financieros que da a cada empleado pertinente acceso directo a los datos y a las herramientas analíticas a través de su computadora portátil, smartphone o tableta. Y en lugar de seguir la tendencia del sector a la subcontratación, la solución se desarrolló aprovechando las capacidades internas.
Al embarcarse en ese viaje de creación de valor, Patel eligió un enfoque poco convencional para dar un salto en el viaje digital. Utilizó un ponderado equilibrio entre el enfoque clásico descendente, implementando e incorporando las últimas tecnologías, y un enfoque menos tradicional ascendente, socializando y democratizando la tecnología en toda la organización. El resultado fue sorprendente.
El enfoque de ser primero digital generó resultados rápidamente. Se creó una aplicación global de informes y analítica financieros para dar a los empleados pertinentes acceso directo a los datos.
Iniciar el viaje digital por elección, no por casualidad
Evaluar el panorama y los problemas que se plantean
En septiembre de 2019, los equipos de liderazgo de finanzas y TBS asistieron a un taller "CFO Space" organizado por EY en Frankfurt para analizar "el arte de lo posible" en finanzas. Mike Zingg, CFO, SVP Takeda Global Manufacturing, Supply and Quality, asistió a la sesión: "Nuestro objetivo era trasladar las actividades financieras transaccionales fuera de las sedes y las funciones globales, y centrarnos en una asociación empresarial financiera estratégica, con visión de futuro y que aporte valor", afirma Zingg. El objetivo general de esta sesión del CFO Space era comprender cómo lo digital estaba alterando las finanzas y cómo Takeda podía aprovechar mejor lo que otros habían hecho con éxito.
El taller para los CFO abrió el campo para que TBS considerara los datos y lo digital, no sólo en términos de capital circulante, costos y efectivo, sino también de visión y mejora de la experiencia de las personas.
Tras el taller, en enero de 2020, Sanjay Patel patrocinó un laboratorio de inmersión de tres días de duración con el proveedor de tecnología de automatización UiPath y los equipos de EY en Bucarest, dando así el comienzo al viaje digital. El laboratorio ayudó a los asistentes a abordar algunos de los desafíos de los procesos con los que estaban lidiando. "Lo más difícil para las finanzas eran los procesos heterogéneos y las diferencias en la estructura de los datos y la gobernanza entre los sistemas heredados y las múltiples instancias", dice Zingg. "Fue un gran desafío armonizar los datos antes de entregarlos a TBS".
Crear una hoja de ruta hacia adelante
Tras el taller para los CFO y el laboratorio de inmersión, el equipo de TBS creó conjuntamente una hoja de ruta de automatización para TBS. La ambición era aumentar la automatización dentro de TBS, pero también democratizarla para un grupo más amplio de stakeholders en toda la organización de Takeda.
El proyecto se ejecutó en una serie de sprints a lo largo de 90 días, y en lugar de crear un equipo de expertos en torno a la tecnología, el equipo en torno a Patel se centró en integrar y elevar las habilidades digitales entre los empleados de diferentes áreas de Takeda. Una de las iniciativas fue un concepto de "digital champions" gamificado para difundir la concienciación y las habilidades en el ámbito digital, convirtiendo en un desafío y en una diversión el desbloquear todo el potencial de la automatización. La primera cohorte de 21 digital champions se unió al programa en abril de 2020, creando rápidamente una gran expectación en toda la organización y consiguiendo un puesto en Wired y Nikkei.
"Siempre hemos querido democratizar la tecnología y la innovación para asegurarnos de que todo el mundo está educado y puede beneficiarse de las oportunidades que ofrece", dice Vanessa Gleason, Vicepresidenta de Estrategia, Excelencia de Procesos e Innovación de TBS en Takeda. TBS introdujo aprendizajes adicionales a través de las tecnologías, incluyendo Power BI, así como la Metodología Ágil, la creación de videos y las habilidades de presentación.
Una serie de Descubrimiento de la Inteligencia Artificial también formó a los empleados en el concepto de IA y sus capacidades, así como en su aplicación al trabajo. La serie proporcionó a los empleados los conocimientos necesarios para identificar nuevas oportunidades para aprovechar la RPA y la IA. Todo ello culminó con un "Ideathon de IA", que generó un conjunto de 190 ideas. A continuación, se preseleccionaron seis para un "AI Dragon's Den", en el que los empleados presentaron sus ideas para pasar a la siguiente ronda, y se identificaron tres para ser priorizadas por la empresa.
Un conjunto de
190ideas se generaron tras un "Ideathon de IA".
Ser reactivo a los desafíos externos
A principios de 2020, la organización financiera recibió una oportunidad inesperada para explorar el potencial de una mayor eficiencia y valor para los pacientes. Un proveedor de tecnología de lectura óptica de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés) de TBS se vio afectado por el primer cierre de COVID-19, y la gente no se presentó a trabajar. Rápidamente quedó claro que el proceso del proveedor no tenía un plan de respaldo inmediato para una situación de esta magnitud y dependía, en gran medida, del capital humano. Los procesos rotos o ineficaces pueden provocar retrasos en los pagos y tensiones en las relaciones con los proveedores, lo que a su vez pone en peligro el acceso de los pacientes a los medicamentos. El aislamiento social y obligatorio empezó a afectar inmediatamente a la tramitación de las facturas, poniendo en riesgo el viaje de los pacientes.
TBS tuvo que reaccionar rápidamente. TBS implementó un OCR inteligente de última generación capaz de hacer que el proceso de factura a pago se realice sin contacto.
Lo digital y los datos democratizados
Históricamente, TBS ha sido una organización de back-office transaccional – desde entonces ha evolucionado hasta convertirse en un verdadero motor de transformación para Takeda. En la actualidad, TBS lidera la innovación digital, persigue sin descanso una mayor eficiencia a través de la automatización y la IA, y se acerca cada vez más a la visión de Takeda de impulsar el valor para los pacientes.
Lo digital es ahora de todos. Si se tiene en cuenta todo esto, no es de extrañar la agilidad que manifestó TBS cuando se enfrentó a los desafíos que trajo la pandemia de COVID-19.
"La digitalización en las grandes organizaciones suele fracasar por la falta de compromiso y por no contar con los conjuntos de habilidades adecuados. La tecnología suele ser una caja negra, pero no en el caso de TBS. Aunque el proyecto se basó en un enfoque descendente en algunos puntos – complementado por un enfoque ascendente en otros – la forma en que el equipo del proyecto TBS se puso en acción fue insuperable", dijo Helmut Rattenberger, Socio de Consultoría de Ernst & Young AG Suiza.
Beneficios claros de los enfoques descendente y ascendente de la digitalización
El enfoque descendente, que aprovecha la tecnología para minimizar la dependencia humana, condujo a un despliegue global de una solución de pago de facturas sin contacto. Para los representantes médicos de Takeda, esto significa que no tienen que enviar las facturas en papel al equipo de procesamiento de facturas por correo, sino que simplemente toman una foto de la factura y la envían por correo electrónico. Este proceso aumentó la productividad, al tiempo que redujo la probabilidad de retrasos en los pagos y las tensiones en las relaciones con los proveedores. También redujo significativamente los costos de procesamiento de facturas durante el primer año. Y lo que es más importante, la tecnología ofrece a los empleados de TBS la oportunidad de centrarse en lo que más importa – suministrar medicamentos innovadores que cambian la vida a los pacientes que los necesitan.
Los representantes médicos de Takeda ya no tienen que enviar las facturas en papel al equipo de procesamiento de facturas por correo. Sólo tienen que tomar una foto de la factura y enviarla por correo electrónico.
En comparación, los programas de digital champion de automatización ascendente y de Ideathon de IA han integrado realmente lo digital y los datos en toda la fuerza laboral de Takeda – y han creado la base para transformar la experiencia de las personas con TBS en el centro. Uno de los beneficios más sorprendentes de la iniciativa ascendente fue la generación de empleados más comprometidos y felices en toda la organización.
Las personas que pasan por este proceso de mejora de las competencias obtienen mucha visibilidad y reconocimiento – y a veces impulsan cambios laterales en sus funciones tras descubrir puntos fuertes que no sabían que tenían. "Un empleado que tenía un papel transaccional en la contratación de compras demostró un verdadero talento en RPA. Ahora ha asumido un papel en IT", dice Gleason.
A cambio, los empleados aportan un flujo constante de nuevas ideas, con casos de uso identificados y propiedad de los mismos – para muchas organizaciones esto es un santo grial de la transformación digital.
"Invertir en competencias es algo único en los servicios empresariales, y ahora buscamos activamente ideas de automatización y mejora continua", continúa Gleason. "Por ejemplo, la pandemia provocaba a veces desabastecimiento, y alguien comprobaba manualmente los niveles de reservas a diario. Sugirieron una forma de automatizar esta comprobación, y ahora se tarda menos de un minuto, en lugar de 20, y es 100 % precisa".
Generar valor para las personas y la organización en general
El programa de digital champion ha generado muchas otras mejoras de procesos tangibles en toda la organización y está impulsando una evolución continua de sus formas de trabajo. Hasta la fecha, TBS ha formado a más de 1.700 empleados, ha creado 480 digital champions certificados y más de 500 bots; y – gracias a la eficacia del programa – ha generado más de 500.000 horas de productividad al año.
La pandemia provocaba a veces desabastecimiento, y alguien comprobaba manualmente los niveles de reservas a diario. Sugirieron una forma de automatizar esta comprobación, y ahora se tarda menos de un minuto, en lugar de 20, y es 100 % precisa.
TBS ha entregado
500,000+horas de productividad al año.
Los digital champions de TBS también están aprovechando su experiencia en el despliegue de la formación en automatización para potenciar el poder de contratación de Takeda, lanzando el programa Takeda Digital Accelerators en Polonia y Japón. El programa invita a los estudiantes universitarios a resolver un problema empresarial real de Takeda aprovechando el poder de los datos y las tecnologías digitales, y los equipos ganadores se incorporan a TBS para realizar unas prácticas rotativas.
"Es crucial que tanto nuestra estrategia de TBS como nuestro modelo operativo conecten directamente a todos en la organización con la visión, los valores y el propósito general de Takeda", dice Patel. "Al lograr una mayor alineación con estos imperativos, cristalizamos el valor que estamos creando para el negocio, ya sea a través de las iniciativas digitales que estamos impulsando o a través del énfasis que estamos poniendo en fortalecer la experiencia de las personas."
Estas iniciativas demuestran cómo las organizaciones pueden encontrar formas de que la tecnología permita y potencie a las personas y, como resultado, añadir un valor significativo a la función financiera y a la organización en general.
Patel afirma: "Para TBS, nuestra prioridad es liberar todo el potencial de los datos y lo digital. Estamos desarrollando una cultura de capacidades democratizadas – lo que significa que cada miembro del equipo tiene la visión y las habilidades necesarias para desafiar el status quo y asegurar que estamos creando soluciones sin fisuras que apoyan la agilidad. Nuestra gente es un componente importante en la forma en que proporcionamos conocimientos y generamos valor a escala y a largo plazo".
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